Gantt Chart: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Contohnya

Dalam sebuah pekerjaan atau pengerjaan sebuah proyek, kadang kala terdapat proyek yang tidak sesuai harapan. Misalnya belum selesai saat tenggat waktu tiba. Hal ini tentu saja memberikan citra buruk pada tim yang menanganinya. Untuk menghindari hal seperti ini diperlukan kecakapan atau keahlian dalam manajemen proyek yang baik, yang tentunya perlu diiringi dengan pemahaman akan tools management.

Salah satu tool management yang banyak digunakan adalah Gantt Chart. Tool ini sangat populer, sebab melalui Gantt Chart baik project manager maupun jajaran stakeholder dapat mengetahui sejauh mana efektivitas dari progress pengerjaan proyek yang terjadi di lapangan. 

Tapi apakah sebenarnya Gantt Chart itu? Di bawah ini akan dijabarkan dengan rinci tentang gantt chart, agar kita semua dapat lebih memahaminya.

Pengertian Gantt Chart

Gantt Chart adalah sebuah metode yang digunakan dalam manajemen proyek berupa diagram batang yang digunakan untuk memberikan gambaran rencana sebuah proyek. Dengan Gantt Chart rencana proyek akan terlihat dengan jelas dari waktu ke waktu.

Gantt Chart memuat berbagai rencana serta menjadwalkan tugas dari awal hingga selesainya sebuah proyek. Salah satu yang menjadi keunggulan Gantt Chart adalah adanya keterangan waktu. Gantt Chart juga menggambarkan beberapa hal dengan tampilan yang sederhana, di antaranya:

1. Tanggal dibangun atau dimulainya proyek 
2. Berbagai tugas untuk dikerjakan dalam proyek tersebut, serta siapa yang akan mengerjakannya
3. Petunjuk kapan waktunya sebuah tugas dimulai dan diselesaikan
4. Lamanya waktu untuk mengerjakan sebuah tugas
5. Hubungan atau pengelompokkan antara masing-masing tugas dengan tugas yang lain
6. Tanggal selesainya proyek tersebut

Meskipun dinamai sebagai chart yang memiliki arti sebagai sebuah grafik, tetapi pada kenyataannya Gantt Chart dibuat lebih mirip dengan tabel. Pada awalnya Gantt Chart dibuat dengan tulisan tangan. Sebab, Gantt Chart ini merupakan sebuah metode manajemen proyek yang sudah berusia cukup lama, yaitu sejak abad ke-19.

Konsep Gantt Chart bermula dari harmonogram, yang merupakan penggambaran alur kerja dan diciptakan oleh insinyur polandia yaitu Karol Adamiecki. Tahun 1910 Henry Gantt mengembangkan konsep tersebut ke dalam sistem manajemen proyeknya. Henry Gantt adalah seorang insinyur yang juga merangkap sebagai konsultan manajemen. Hingga sekarang metode tersebut dinamai Gantt Chart. 

Seiring perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan, saat ini Gantt Chart dapat dibuat dengan mudah secara digital. Terdapat beberapa aplikasi serta tools project management yang dapat digunakan sebagai alat untuk membantu penulisan Gantt Chart.

Manfaat Gantt Chart

Gantt Chart banyak digunakan karena memiliki banyak manfaat. Beberapa manfaat Gantt Chart di antaranya:

1. Dapat meningkatkan komunikasi serta kekompakan dalam tim, karena Gantt Chart memberikan informasi yang jelas akan tugas-tugas, siapa yang mengerjakannya, serta bagaimana dan kapan harus diselesaikan.
2. Mengantisipasi dan menghindari pekerjaan dan sumber daya yang tidak penting. Dengan melihat Gantt Chart, seorang proyek manajer dapat memutuskan dengan lebih tepat dalam mengatur berbagai tugas yang perlu diselesaikan, serta memilih orang yang tepat. Sehingga semua tugas dapat dikerjakan secara efisien dan efektif.
3. Dapat menjadi ukuran kemajuan proyek, karena dapat dilihat melalui Gantt Chart seberapa jauh progress dari proyek itu telah berjalan.
4. Membuat manajemen waktu menjadi lebih baik, sebab alokasi waktu serta penjadwalan setiap tugas terbantu dengan informasi pada Gantt Chart.
5. Membuat terciptanya rasa tanggung jawab bagi setiap individu akan tugasnya masing-masing. Sehingga setiap anggota tim mengetahui target dari tugas yang dikerjakannya.

Komponen Gantt Chart

Dalam pembuatan Gantt Chart terdapat beberapa komponen atau elemen penting yang biasanya ditemui. Komponen-komponen tersebut yaitu:

1. Task, adalah keterangan atau deskripsi tugas yang ditulis berupa sumbu vertikal atau dari atas ke bawah. List tugas-tugas dalam proyek dan dilakukan pengelompokan tugas untuk mempermudahnya.
2. Timeline, merupakan keterangan waktu yang ditulis dari kiri ke kanan berupa sumbu horisontal. Periode waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan kebutuhan, bisa hari, minggu, bulan, maupun tahun.
3. Bars, ini merupakan diagram batang yang menggambarkan tugas. Di sini dapat dilihat tanggal mulai, tanggal berakhir, serta durasi dan progres dari tugas.
4. Milestone, adalah tanda pada tanggal penting yang menginformasikan tugas harus diselesaikan.
5. Resources, ialah daftar nama-nama anggota tim yang diberi tugas mengerjakan setiap tugas.
6. Dependencies, berupa garis abu-abu muda yang digunakan untuk menghubungkan tugas-tugas yang harus dikerjakan berdasarkan urutan tertentu.
7. Progress, digambarkan sebagai persentase dan atau bayangan batang yang memperlihatkan seberapa jauh tugas telah dikerjakan.
8. Dateline, merupakan garis vertikal yang menunjukkan waktu atau tanggal saat ini.

Cara Dan Tips Membuat Gantt Chart

Gantt Chart dapat dibuat dengan berbagai cara. Misalnya dengan menggambarkannya pada kertas, membuat tabel pada aplikasi excel, atau dengan bantuan dari software manajemen proyek.

Dalam pengerjaannya, setiap aplikasi atau software yang dipilih memiliki cara yang berbeda untuk membuat Gantt Chart.

Contohnya, membuat Gantt Chart dengan Microsoft Excel diharuskan untuk membuat tabel tugas. Kemudian harus memodifikasi stacked bar chart untuk menjadi bentuk Gantt Chart. Sedangkan jika menggunakan Software manajemen, terdapat fitur-fitur otomatis yang lebih memudahkan.

Walaupun memiliki cara yang berbeda bagi setiap software atau aplikasi yang digunakan, ada beberapa tips yang harus diperhatikan dalam membuat Gantt Chart, yaitu:

1. Mengidentifikasikan tujuan proyek secara spesifik, agar Gantt Chart yang dibuat dapat menggambarkan program kerja dengan lebih baik guna tercapainya tujuan tersebut.
2. Membuat daftar tugas secara detail dan lengkap dengan struktur rincian kerja yang jelas untuk setiap tugas, supaya dapat dikerjakan dengan optimal dan terselesaikan dengan hasil sesuai yang diharapkan.
3. Menunjukkan hubungan antar tugas dalam proyek tersebut, supaya tugas diselesaikan berdasarkan kepentingan dan urutan yang benar. Sehingga akhir setiap tugas diselesaikan dengan benar-benar tuntas.
4. Menentukan timeline proyek agar setiap tugas memiliki durasi pengerjaan dengan maksud mengefektifkan waktu yang dimiliki dalam menyelesaikan proyek.
5. Memantau perkembangan pengerjaan setiap tugas agar dapat memutuskan dengan tepat apabila terjadi kendala dalam pengerjaannya.

Software untuk Membuat Gantt Chart

Seperti yang sudah disebutkan di atas, saat ini Gantt Chart dapat dibuat secara digital. Untuk membuat Gantt Chart secara digital, diperlukan bantuan software atau aplikasi. Beberapa software atau aplikasi yang dapat digunakan di antaranya:

1. Microsoft Excel
2. Microsoft Word
3. Microsoft Powerpoint
4. Microsoft Project
5. Google Sheets
6. Google Document
7. Instagantt
8. TeamGantt
9. ProofHub
10. Wrike

Masih banyak lagi software yang dapat digunakan untuk membuat Gantt Chart selain yang sudah dituliskan di atas. Kembali pada pilihan masing-masing untuk memutuskan software mana yang akan digunakan. Sebab setiap software memiliki kelebihan dan cara yang berbeda.

Contoh Gantt Chart 

Berikut ini adalah contoh Gantt Chart:

Berdasarkan Gantt Chart di atas, dapat dilihat bahwa proyek tersebut dilaksanakan pada minggu keenam. Semua tugas yang ditunjukkan dalam Gantt Chart telah dikerjakan sebagaimana yang telah dijadwalkan. 

Kesimpulan

Gantt Chart sebagai sebuah metode manajemen proyek yang sederhana namun memberikan manfaat yang banyak pada proses pengerjaan dan penyelesaian sebuah proyek.

Dengan memahaminya seorang manajer proyek dapat membuat dan memimpin perencanaan dan pengerjaan proyek lebih baik. Penggambaran yang sangat rinci pada pengerjaan proyek dapat menjadi panduan penyelesaian proyek tersebut dengan detail. Hal ini akan membuat hasil proyek tersebut diselesaikan menjadi proyek yang luar biasa.

Bagi anggota tim dalam proyek tersebut, dapat dengan mudah mengetahui tugas masing-masing yang harus diselesaikan. Dapat diketahui juga prioritas, tahapan, serta langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyelesaian tugasnya. Sehingga penyelesaian tugas dapat dikerjakan dengan lebih tepat.

Melalui Gantt Chart komunikasi dapat terjalin antar semua pihak yang terlibat dalam proyek tersebut. Dengan demikian, kecil kemungkinan terjadinya tumpang tindih serta pengerjaan akan suatu hal yang tidak diperlukan. Karena masing-masing telah mengetahui setiap tanggung jawab dan alur kerjanya.