Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi merupakan aktivitas dalam mengelola informasi yang diperlukan dalam mendukung sebuah proyek sistem informasi yang sedang berjalan. Manajemen proyek sistem informasi memfasilitasi akses ke perangkat lunak teknologi informasi (IT).

Perangkat lunak tersebut seperti software penjadwalan, pekerjaan sistem otorisasi, sistem manajemen konfigurasi, sistem pengumpulan dan distribusi informasi, serta interface ke sistem otomatis online lainnya seperti repositori berbasis wawasan perusahaan. 

Manajemen proyek juga dapat dipahami sebagai suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi aktivitas dalam proyek sehingga sesuai dengan perencanaan mulai dari jadwal waktu hingga biaya yang telah ditetapkan.

Sistem ini dapat mencakup software penjadwalan yang dapat mempercepat proses membangun model jadwal dengan membuat tanggal mulai dan selesai sesuai dengan input kegiatan, jaringan diagram, sumber daya, dan durasi kegiatan.

Selain itu, sistem ini pun juga mencakup spreadsheet, software simulasi, dan alat analisis statistik untuk membantu memperkirakan biaya. Alat analisis tersebut dapat membantu mempermudah penggunaan beberapa teknik perkiraan biaya, dengan begitu dapat menyediakan pertimbangan alternatif perkiraan biaya.

Adapun manfaat dalam mengimplementasikan konsep manajemen proyek sistem informasi sebagai berikut.

• Mengetahui metode analisa prediksi,
• Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin,
• Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab,
• Mengukur prestasi terhadap perencanaan,
• Meningkatkan kemampuan estimasi dalam perencanaan,
• Mengidentifikasi masalah lebih awal dan tindakan perbaikan,
• Mempermudah dalam menentukan tenggat waktu dalam penjadwalan.
• Mempermudah dalam mengetahui apabila target tidak dapat tercapai atau terlampaui.

Komponen Manajemen Proyek Sistem Informasi

Terdapat beberapa komponen penting dalam suatu aplikasi manajemen proyek sistem informasi yang berpengaruh terhadap kelancaran suatu proyek yang sedang berjalan. Berikut komponen-komponen yang ada dalam manajemen proyek sistem informasi.

1. Penjadwalan

Penjadwalan dalam manajemen proyek sistem informasi dapat digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan anggota kelompok dari semua kegiatan proyek. Penjadwalan ini terbagi menjadi lima tahap, diantaranya sebagai berikut:

• Membagi proyek menjadi beberapa task, dengan membagi beberapa bagian tugas maka akan mempermudah project manager dalam memantau progres dari suatu proyek.
• Estimasi waktu, dengan memperkirakan waktu yang diperlukan maka manager dapat memprediksi waktu selesai dari suatu proyek.
• Dependensi tugas, dengan memprioritaskan tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu dapat menjadikan penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien.
• Diagram jaringan dan Gantt Chart, dengan diagram jaringan maka dapat mempermudah dalam mempresentasikan seluruh tugas, tanggung jawab, dan alur kerja suatu proyek. Sedangkan Gantt Chart adalah diagram waktu untuk melihat deadline seluruh tugas.

2. Estimasi

Sebelum memulai proyek penting untuk melakukan estimasi waktu. Namun sebelum melakukan estimasi waktu, terdapat hal yang perlu dilakukan yakni mengumpulkan informasi dasar atas proyek yang sedang dijalankan guna mengidentifikasi pengguna produk dan mengetahui kebutuhan mereka sesuai dengan timeline.

3. Sumber Daya

Manajemen proyek sistem informasi dapat digunakan untuk mempermudah dalam pemantauan pemanfaatan sumber daya guna memastikan bahwa sumber daya tersebut tepat untuk mendukung kegiatan proyek.

4. Dokumentasi

Dokumentasi digunakan sebagai media komunikasi kepada pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal, melalui dokumentasi diharapkan proyek yang sedang berjalan mampu dan sesuai dengan rencana komunikasi di awal.

Langkah – Langkah Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi dalam implementasinya dapat terbagi menjadi lima tahapan yaitu sebagai berikut.

1. Initiation

Initiation atau inisiasi proyek merupakan langkah manajemen proyek sistem informasi yang pertama. Pada langkah ini dilakukan dengan mendefinisikan proyek secara luas yang bertujuan untuk memberikan gambaran umum mengenai tujuan dan persyaratan proyek.

2. Planning

Setelah menginisiasi proyek langkah selanjutnya dalam manajemen proyek sistem informasi adalah melakukan perencanaan seperti membuat roadmap yang dapat diikuti oleh seluruh anggota kelompok proyek. Dalam tahap ini peran manajer proyek menjadi penting karena sebagai pengatur sumber daya tenaga kerja.

3. Execution

Langkah berikutnya dalam melakukan manajemen proyek sistem informasi adalah proses eksekusi proyek. Dalam langkah ini seluruh kelompok dapat mengembangkan dan menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.

4. Monitoring

Monitoring atau pemantauan proyek bertujuan untuk memastikan bahwa output proyek sesuai dengan rencana komunikasi awal dan pengelolaan yang telah ditetapkan seperti tujuan proyek, kualitas, anggaran,kinerja, waktu, dan lain sebagainya. 

5. Close

Close merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut langkah penutupan proyek. Dalam langkah ini seluruh kelompok secara resmi melakukan penutupan. Manajer proyek akan mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi keberhasilan maupun kegagalan dari suatu proyek.

Contoh Proyek Sistem Informasi

Selama proses manajemen proyek sistem informasi berlangsung dapat mencakup keseluruhan dari rangkaian kegiatan rekayasa pembangunan sistem informasi yang melibatkan komponen infrastruktur seperti hardware, software dan ketersedian sumber daya manusia dalam bidang teknologi informasi.

Berikut contoh-contoh proyek sistem informasi.

• Proyek pembuatan robot.
• Proyek pembuatan aplikasi.
• Proyek pembuatan website.
• Proyek pembuatan software.
• Proyek penjualan elektronik atau E-Commerce.
• Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu.
• Proyek pembangunan dan pengembangan infrastruktur E-Government di Kalimantan.
• Proyek kampus untuk meningkatkan infrastruktur teknologi dalam menyediakan akses internet wireless.
• Proyek dalam suatu perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan VOIP sistem beserta implementasinya.