Apa itu Data Governance ?

Data adalah komoditas berharga di dunia bisnis saat ini, baik itu perusahaan besar atau bisnis kecil yang berjalan di industri rumahan. Data ada di mana-mana, dan harus dikumpulkan, terstruktur, dikelola, dan diawasi untuk memaksimalkan efektivitasnya. Dengan kata lain data membutuhkan tata kelola atau biasa disebut data governance.

Mari kita jelajahi konsep data governance dan bagaimana definisinya. Selain menetapkan definisi data governance, kita akan melihat standar data governance, keseluruhan proses data governance, contoh, implementasi, dan aspek lainnya.

Kita mulai dengan pembahasan bagaimana definisi dari data governance.

Apa itu Data Governance ?

Sebelum kita mendefinisikan apa itu data governance, mari kita ketahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan “data.” Di bidang IT, data adalah informasi yang disimpan dan diproses pada perangkat digital seperti server, database, komputer, tablet, atau smartphone.

Setelah kita mengetahui bagaimana definisi dari data, mari kita ketahui definisi dari apa itu data governance. Data governance adalah istilah payung untuk mengumpulkan praktik, kebijakan, proses, peran, standar, dan metrik yang didedikasikan untuk membantu organisasi dalam mewujudkan tujuannya menggunakan informasi yang efisien dan praktis. Data governance mengelola ketersediaan, integritas, keamanan, dan kegunaan semua data yang berada di sistem perusahaan.

Data governance tidak boleh disamakan dengan data management. Data management memerlukan pengawasan seluruh kebutuhan siklus hidup data organisasi. Data governance adalah komponen inti dari data management yaitu menyatukan sembilan disiplin ilmu tambahan, termasuk data security, data cleansing, data quality, database operations, data warehousing, dan banyak lagi. Dalam istilah yang lebih mudah, data governance menciptakan kebijakan dan prosedur mengenai data, sementara data management memberlakukan prosedur tersebut untuk mengumpulkan dan menggunakan data dalam pengambilan keputusan.

Tujuan Data Governance

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa setiap bisnis hari ini yang tidak memiliki strategi data governance menempatkan dirinya pada munculnya risiko yang tidak perlu. Berikut adalah tujuan dari model data governance yang baik dan efektif yaitu :

• Memastikan perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang percaya diri dan konsisten berdasarkan data yang andal
• Meningkatkan keamanan data dengan menetapkan parameter kepemilikan data dan tanggung jawab terkait
• Memonetisasi data untuk meningkatkan keuntungan
• Memenuhi persyaratan peraturan dan menghindari tindakan hukuman seperti denda dengan mendokumentasikan garis keturunan aset data dan kontrol akses terkait data, termasuk menerapkan persyaratan kepatuhan
• Menetapkan aturan yang konsisten untuk penggunaan data
• Mengurangi biaya yang berlebihan
• Meningkatkan nilai keseluruhan data
• Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal

Manfaat Data Governance

Garis antara tujuan dan manfaat sering kabur karena tujuan yang terpenuhi pada akhirnya berubah menjadi keuntungan. Dengan risiko redundansi, mari kita lihat bagaimana manfaat data governance yaitu :

• Nilai data organisasi menjadi meningkat
• Ada standar yang jelas dan peningkatan standar untuk kebijakan data, sistem, dan prosedur
• Perusahaan mencapai transparansi yang lebih besar mengenai kegiatan terkait data
• Pendapatan bisnis tumbuh, dan biaya menyusut
• Organisasi akan mendapatkan platform yang memenuhi tuntutan dari banyak peraturan pemerintah yang berlaku saat ini. Bisnis harus mematuhi European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) Uni Eropa, HIPAA Amerika Serikat (Health Insurance Portability and Accountability Act), dan persyaratan industri lainnya seperti PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards)
• Karena data berharga memicu kesuksesan komersial di dunia digital saat ini, sehingga memberi perusahaan keunggulan atas persaingan
• Platform data governance yang baik memfasilitasi penggunaan analisa Big Data
• Data governance meningkatkan keamanan cyber, melindungi aset perusahaan dari pencurian dan perusakan

Tantangan Data Governance

Meskipun manfaat data governance perusahaan tampak jelas, namun ada beberapa tantangan yang harus dihadapi dalam penerapan konsep data governance. Berikut adalah beberapa tantangan yang dihadapi data governance yaitu :

• Masalah anggaran.

Tidak mudah untuk meyakinkan orang-orang yang memegang anggaran bahwa mereka harus mengalokasikan sumber daya keuangan untuk menangani sesuatu yang tidak segera dihadapi organisasi.

• Dikotomi Antara Fleksibilitas dan Standardisasi.

Tidak mudah menemukan keseimbangan yang tepat antara mematuhi serangkaian standar tata kelola dan memiliki fleksibilitas.

• Bentrokan Budaya Bisnis.

Data governance bergantung pada budaya perusahaan terbuka, yang memerlukan penerimaan ide dan metodologi baru.

• Dirasakan Kesulitan.

Skeptis dalam suatu organisasi dapat mengasumsikan data governance sulit diterapkan dan menolak implementasi data governance secara langsung.

Framework Data Governance

Framework data governance terdiri dari sekumpulan aturan data, proses, teknologi, dan delegasi peran organisasi, yang dirancang untuk menyatukan perusahaan dan memastikan semua orang menuju ke arah yang sama mengenai data.

Framework data governance yang baik juga memiliki pernyataan misi, tujuan, definisi keberhasilan, delegasi tanggung jawab, dan akuntabilitas yang terdefinisi dengan baik untuk berbagai fungsi dalam sebuah program. Framework harus didokumentasikan dan dibagikan pada setiap anggota organisasi dengan sesuai.

Prinsip Data Governance

Ada delapan prinsip panduan data governance yaitu :

• Setiap orang yang berpartisipasi dalam data governance harus memiliki kejujuran dan integritas dalam berurusan satu sama lain. Kejujuran ini termasuk yang akan datang dalam membahas setiap aspek keputusan terkait data.
• Data governance membutuhkan transparansi, terutama mengenai bagaimana dan kapan keputusan dibuat dan kontrol diterapkan.
• Semua kontrol, keputusan, dan proses terkait data harus dapat diaudit dan menyertakan dokumentasi.
• Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas kontrol lintas fungsi, keputusan, dan proses terkait data
• Tentukan siapa yang dapat menjawab untuk aktivitas pengawasan yang dikendalikan oleh kelompok pengurus data atau kontributor individual.
• Program harus mendefinisikan akuntabilitas dengan cara yang menyediakan checks and balances antara teknologi dan tim bisnis dan antara mereka yang mengumpulkan dan membuat informasi, pengguna informasi, manajer informasi, dan individu yang memperkenalkan persyaratan dan standar kepatuhan.
• Program data governance harus memperkenalkan dan mendukung standardisasi data perusahaan.
• Program ini harus mendukung kegiatan manajemen perubahan reaktif dan proaktif yang ditetapkan untuk nilai data referensi dan penggunaan serta struktur metadata dan data master.

Tools Data Governance

Berikut adalah beberapa tools yang dapat digunakan dalam penerapan konsep data governance yaitu :

• Data governance IBM. Tools ini memanfaatkan konsep machine learning untuk mengumpulkan dan mengakurasi berbagai aset data. Tim dapat menggunakan katalog data terintegrasi untuk menemukan, mengakurasi, menyiapkan, menganalisis, dan berbagi data.
• Alation. Tools ini adalah katalog data perusahaan yang mendukung analisa layanan mandiri. Alation secara otomatis mengindeks data menurut sumber.
• Collibra Governance. Tools ini adalah solusi di seluruh perusahaan yang membantu kita dalam mengurus proses otomatisasi. Collibra mengotomatiskan banyak pekerjaan tata kelola dan kepengurusan. Tersedia dengan glosarium bisnis, helpdesk data, dan policy manager.
• SAS Data Management. SAS Data Management dibangun di platform SAS, dan menyediakan user interface grafis berbasis (GUI) untuk mengelola proses. Tools ini mencakup visualisasi garis keturunan, SAS dan manajemen metadata pihak ketiga, dan glosarium bisnis terintegrasi.

Pengaplikasian Data Governance

Data governance adalah alat bermanfaat yang meningkatkan platform digital bisnis dan organisasi dari segala jenis.

• Finance

Data governance memainkan peran penting dalam menjaga laporan keuangan yang akurat dan konsisten.

• Legal

Tidak ada perusahaan saat ini yang dapat menjauh dari standar dan praktik digital, dan data governance membantu bisnis untuk mencapai kepatuhan.

• Sales

Data governance memberikan wawasan tepercaya tentang perilaku dan kebiasaan pelanggan.

• Produksi/Manufaktur

Artificial intelligence dan machine learning membawa level otomatisasi yang baru ke sektor industri. Data governance membuat proses deployment menjadi lebih mudah dikelola dan lebih aman.

• Procurement

Supply Chain menjadi sangat terdampak, dengan terjadinya pandemi COVID. Data governance membawa efisiensi operasional dan pengurangan biaya untuk proses dengan memberikan data yang dapat ditindaklanjuti dan mendorong kolaborasi bisnis yang lebih besar dalam krisis apa pun.