Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning) ?

Mengapa ERP dibutuhkan, untuk menjawab pertanyaan tersebut, ayo kita melihat skenario berikut ini:

1. Pembeli (Costumer) menghubungi departemen penjualan (Sales)
2. Departemen penjualan mengecek depatemen inventory tentang ketersediaan produk
3. Dalam kasus ini inventory tidak dapat memenuhi kebutuhan produk, kemudian departemen penjualan menghubungi departemen produksi (Production Planning) untuk membuat produk tersebut.
4. Departemen produksi menghubungi inventory untuk mengecek ketersediaan bahan mentah.
5. jika bahan mentah tidak tersedia departemen produksi menghubungi pemasok (vendors) untuk memenuhi kebutuhan bahan mentah.
6. setelah mendapatkan bahan mentah, bahan tersebut dialihkan ke bagian eksekusi produksi (Shop Floor Execution).
7. saat produk sudah siap, barang jadi dikirimkan kebagian penjualan untuk diteruskan kepada pembeli.
8. bagian penjualan meng-update data penjualan ke bagian keuangan (finance).
9. departemen produksi juga mengupdate tentang harga bahan mentah yang harus dibayar kepada pemasok ke bagian keuangan.
10. semua departemen juga melaporkan tentang masalah sumber daya manusia kebagian SDA (HRD).

Demikianlah penjelasan tipikal arus bisnis pada perusahaan/pabrik. Dari Skenario ini kita dapat menyimpulkan bahwa :

1. Sebuah perusahaan/pabrik biasanya memiliki banyak departemen atau unit bisnis
2. Departemen atau unit bisnis ini secara terus menerus saling bertukar data satu dengan yang lainnya
3. kesuksesan bisnis sebuah perusahaan bergantung pada komunikasi dan pertukaran data, dalam hal ini departemen atau unit bisnis memiliki hubungan yang baik dengan pihak ketiga seperti costumer maupun pemasok.

Jenis sistem pada perusahaan dapat dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Desentralized Systems
2. Centralized Systems atau bisa juga disebut ERP

Desentralized System

Dalam perusahaan yang menggunakan managemen data desentralized systems memiliki ciri sebagai berikut:

1. data diolah secara lokal oleh departemen individu
2. departemen satu tidak memiliki akses untuk melihat departemen lain

Berdasarkan ciri-ciri tersebut dapat menimbulkan masalah berupa:

1. banyak sistem informasi yang berbeda dikembangkan secara individual dari waktu ke waktu
2. mengintegrasikan data memakan waktu dan biaya produksi.
3. tidak konsisten dan cenderung ada duplikat data.
4. kurangnya ketepatan waktu dapat menyebabkan ketidakpuasan konsumen, berkurangya pendapatan dan menurunnya reputasi.
5. tingginya biaya inventory, bahan, maupun karyawan.

Jadi, bagaimana solusi untuk mengurangi masalah tersebut?

ERP yang menawarkan centralized System memiliki ciri sebagai berikut:

1. managemen data dilakukan secara terpusat yang dibagikan oleh semua departemen.
2. data dapat diakses oleh depatemen satu sama lain.

Perubahan yang terjadi dapat dijelaskan lewat skenario berikut,

Secara garis besar costumer hanya melakukan kontak dengan departemen penjualan kemudian data dapat dialirkan ke semua departemen untuk dieksekusi. berikut adalah keuntungan menggunakan ERP:

1. Mengeliminasi kemungkinan data yang terduplikat, terputus-putus, dan redudansi data.
2. menyediakan informasi ke seluruh departemen secara real-time.
3. menyediakan kontrol atas berbagai proses bisnis.
4. meningkatkan produktivitas, managemen inventory yang lebih baik, memajukan kualitas, mengurangi biaya produksi, meningkatkan efektifitas sumber daya manusia.
5. komunikasi dengan konsumen yang lebih baik, meningkatkan hsil yang berdampak pada tingginya kepercayaan konsumen.

Kesimpulannya yaitu bahwa ERP merupakan  sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.