Email di zaman sekarang sudah bukan fitur yang ekslusif lagi. Semenjak perkembangan jaringan komputer telah meluas, email telah menjadi salah satu fitur penting dalam kehidupan manusia. Salah satu contoh fungsi email yang banyak digunakan saat ini adalah sebagai pengirim lamaran pekerjaan dan tugas-tugas lainnya.
Akan tetapi apakah Anda yakin email yang telah dikirim selalu masuk ke folder inbox ? bagaimana jika email yang sering kita kirim justru nyangkut di folder spam ? Untuk mengatasi hal tersebut berikut ulasannya.
1, Selalu cek folder spam dan pindahkan isi email ke Inbox
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah selalu mengecek folder spam di dalam email dan pindahkan isinya ke folder inbox. Sebagian orang banyak yang jarang mengecek folder spam dalam kesehariannya. Bahkan ada juga yang langsung menghapus folder spam begitu saja.
Jika kita memindahkan isi email dari folder spam ke folder inbox, maka secara otomatis setiap email yang dikirimkan dari penerima akan langsung masuk ke folder inbox. Hal itu juga mengenalkan sistem bahwa isi dari email tersebut dapat dipercaya oleh user.
2. Selalu masukan judul dalam setiap pengiriman email
Judul pada sebuah email metupakan salah satu elemen penting yang juga kadang tidak diperhatikan oleh sebagian user. Meskipun tanpa memberikan judul isi email dapat dikirimkan, akan tetapi sistem akan mengenali hal tesebut sebagai sebuah spam. Maka dari itu, setiap kita kirim email usahakan selalu beri judul pada bagian subject. Pada penulisan judul pun tidak perlu panjang-panjang yang terpenting maksudnya tersampaikan.
3. Hindarilah penggunaan huruf kapital semua
Bagian berikutnya yang harus Anda perhatikan adalah penggunaan huruf kapital yang sebaiknya dihindari. Perlu Anda pahami bahwa dalam etika penulisan, huruf kapital semua menunjukan ekspresi berteriak atau sedang marah. Di dalam folder spam pun telah ditanamkan sistem bahwa setiap email yang menggunakan huruf kapital semua secara otomatis akan dimasukan sebagai spam.
4. Pengiriman file sudah dalam keadaan dikompres
Saat kita akan mengirimkan file attaccment melalui email, pastikan file yang dikirim sudah dalam keadaan dikompres atau berada di dalam winrar atau Zip. Apalagi jika Anda akan mengirimkan file yang bentuknya aplikasi seperti file yang berakhiran “.exe” dan sejenisnya, maka sangat wajib menggunakan winrar maupun zip untuk mengirimkannya.
Hal tersebut disebabkan file-file yang menggunakan ekstensi “.exe” selalu dianggap sebagai virus jika dibaca oleh sistem email dan secara otomatis akan dimasukan pada folder spam. Maka dari itu, dengan memasukannya pada winrar atau zip, maka sistem pada email tidak akan mendeteksi file yang kita kirim sebagai virus. Jika anda bingung akan menggunakan winrar atau zip, Anda bisa baca perbedaan Zip dan Rar di berbagai sumber.
5. Tidak memasukan email pada situs-situs asing
Saat ini kita dapat melakukan login pada beberapa situs tertentu hanya menggunakan alamat email kita. Namun, banyak orang yang tidak menyadari bahwa tidak semua situs yang kita masuki itu aman. Jika kita login ke situs yang terlarang menggunakan email kita, maka secara otomatis email yang kita gunakan dianggap email yang berbahaya oleh sistem dan dimasukan ke dalam folder spam.
Oleh sebab itu, sebaiknya, Anda harus memisahkan mana email yang diprioritaskan sebagai email kerja dan email untuk login ke situs-situs tertentu. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir lagi email yang dikirim akan masuk ke folder spam.
6. Pastikan nama kita sangat jelas sebagai pengirim
Dalam mengirimkan email, kita juga harus memeriksa apakah nama kita sebagai pengirim sudah benar dan jelas atau tidak. hal tersebut bisa kita lihat dari bagian “From: “Nama kita”<emailkita@domainkita>. Dari bagian tersebut, kita bisa melihat bagaimana penulisan nama kita sudah benar atau belum. Untuk bagian setting pun, sebaiknya Anda pastikan bersifat permanen. Hal tersebut akan memastikan nama email akan disimpan secara default.
7. Perhatikan signature pada akhir email
Hal terakhir yang harus diperhatikan adalah bagian signature atau informasi di akhir email. Pastikan pada bagian terakhir, terdapat hal-hal penting seperti nama Anda, nama perusahaan, alamat perushaan dan juga nomor telepon. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan email Anda benar-benar valid sehingga sistem email tidak akan menaruh email Anda ke dalam folder spam.
Itulah cara mengatasi email yang masuk ke spam tidak terjadi lagi. Dari penjelasan di atas, kita bisa simpulkan bahwa pemilihan email masuk ke folder spam ditentukan oleh sistem pada email itu sendiri. Jika Anda tertarik untuk membuat email client, Anda bisa baca-baca berbagai macam email client yang tersebar saat ini. Selain itu, pelajari juga kelebihan dan kekurangan email berbasis web. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat.