Apa itu Metodologi Accelerated SAP (ASAP) ?

Apa itu Metodologi ASAP ?

Metodologi ASAP (Accelerated SAP) adalah metode standar SAP yang berkaitan dengan persiapan proyek dan implementasi sistem, dikembangkan dan diperbarui oleh konsultan yang terlibat dalam implementasi produk perangkat lunak SAP. Metodologi ini juga berguna bagi manajer proyek dan lainnya yang menerapkan sistem untuk mendukung proses bisnis.

Tujuan ASAP adalah untuk membantu project management dalam merancang implementasi SAP dengan cara yang paling efisien serta dengan mengoptimalkan waktu, orang, kualitas, dan sumber daya lainnya secara efektif. Dengan menggunakan metodologi ASAP, project management menyediakan roadmap yang digunakan untuk mengoptimalkan dan mengimplementasikan sistem SAP  secara berkelanjutan dalam proses bisnis.

Solusi ini dikembangkan untuk menjamin keberhasilan, hemat biaya, dan prose delivery yang tepat waktu dari semua solusi proyek. Dikembangkan oleh SAP (System Application and Product) untuk mengoptimalkan suite bisnis, kerangka kerja ini menyederhanakan penggunaan metode, alat, akselerator, dan template yang awalnya dikembangkan untuk proyek SAP.

Kerangka Kerja Metodologi ASAP

Kerangka kerja metodologi Accelerated SAP terdiri dari lima fase implementasi; setiap fase roadmap menyediakan rencana yang terperinci untuk membantu dalam dokumentasi, rekomendasi, dan implementasi sistem SAP. Setiap fase proses diakhiri dengan pemeriksaan kualitas yang membantu memantau hasil dan faktor critical keberhasilan lainnya. Di bawah ini adalah deskripsi singkat dari setiap fase roadmap dari metodologi ASAP yaitu :

• Fase 1 : Persiapan Project

Fase ini berfokus pada perencanaan awal dan persiapan untuk menetapkan tujuan secara cepat. Fase ini biasanya berisi tiga langkah berikut yaitu :

1. Perjelas ruang lingkup implementasi
2. Membentuk tim yang terdiri dari komite dan tim (inti, proyek, dan konsultasi)
3. Tentukan urutan implementasi proyek

• Fase 2 : Blueprint Bisnis

Tujuan dari fase ini adalah untuk memperjelas sampai dimana pemahaman umum yang berkaitan dengan prosedur yang dimaksudkan untuk mendukung proyek. Blueprint Bisnis adalah dokumen terperinci yang berisi semua persyaratan yang diperoleh selama rapat dengar pendapat dan inisiasi awal. Di sinilah tim proyek merevisi maksud dan tujuannya sambil menetapkan jadwal untuk masing-masing tim.

• Fase 3 : Realisasi

Fase ini dibangun pada Fase 2 yaitu difokuskan untuk menerapkan semua persyaratan proses bisnis. Pada fase ini, manajer proyek harus mencapai kesepakatan akhir dengan para  stakeholder. Dua paket kerja di fase ini yang mendefinisikan bagaimana metodologi konfigurasi system yaitu :

1. Baseline, terkonsentrasi pada ruang lingkup utama.
2. Konfigurasi Akhir, berkaitan dengan ruang lingkup yang tersisa.

• Fase 4 : Periapan Akhir

Persiapan akhir melibatkan pengujian, manajemen sistem, pemotongan aktivitas, pelatihan end user, dan semua tugas lain yang diperlukan untuk melakukan go live proyek. Keberhasilan dalam menyelesaikan persiapan akhir memastikan bahwa organisasi siap untuk mulai menggunakan sistem baru.

• Fase 5 : Go Live dan Support

Fase ini adalah perjalanan dari lingkungan pra-produksi ke operasi proyek secara langsung. Elemen paling penting dalam fase ini terkait dengan dukungan terhadap setup produksi, monitoring transaksi sistem, dan pengoptimalan kinerja sistem.

Kelebihan Metodologi ASAP

Metodologi ASAP mencakup seluruh siklus hidup proyek dari evaluasi awal hingga manajemen pasca-proyek. Roadmap ASAP juga memastikan sistem delivery nilai yang transparan dan secara konsisten mencerminkan bagaimana perawatan bisnis yang dilakukan sambil bertindak sebagai panduan untuk SOA (Service Oriented Architecture) dan BPM (Business Process Management). Berikut adalah beberapa kelebihan dari metodologi ASAP yaitu :

• Pendekatan yang dilakukan secara transparan terbukti dalam memfasilitasi tim proyek untuk berkolaborasi secara efisien dalam mengurangi biaya, waktu, dan risiko implementasi
• Manajemen risiko yang masuk akal
• Pengetahuan manajemen yang lebih baik : ASAP membantu project management dalam mengatur, mengimplementasikan, dan memenuhi tujuan bisnis
• Tools untuk steering committee
• Hasil proyek yang lebih baik karena metodologi ASAP didasarkan pada pengalaman orang lain sehingga dalam menyusun roadmap membutuhkan soft skill dan fakta yang jelas
• Waktu pengerjaan proyek dapat dikurangi
• Perencanaan komunikasi yang lebih baik
• Kombinasi dari beberapa best practice tools termasuk, ITIL, PMI, Internal SAP, dan lainnya