5 Fungsi Software Basis Data – Kegunaan dan Penerapan

Pusing tujuh keliling bila kita ke perpustakaan umum atau sekolah melihat buku berserakan tidak pada tempat dan kategorinya.  Waktu kita akan habis hanya untuk mencari satu buku saja diantara serakan dan tumpukan buku – buku lainnya. Semoga ini tidak terjadi di perpustakaan kita.  Metode penyimpanan buku dan peletakan buku di perpustakaan dibuat serapi dan sesistematis mungkin, dimana pekerjaan penyimpan buku tidak asal taruh sembarangan, tidak sesuai kategori buku.

Misalnya buku ilmu sosial diletakkan di rak buku ilmu teknik, tentu akan membingungkan petugas perpustakaan dan peminjam buku. Management penyimpan buku dan traffic keluar masuk buku biasanya setiap perpustakaan sudah mempunyai “standard operating procedure” baku. Kealpaan pada satu proses biasanya akan mengacaukan proses berikut, seperti contoh di atas.

Sejalan dengan kemajuan jaman, persoalan-persoalan klasik akibat kelalaian manusia bisa teratasi dengan baik dan efisien. Para programmer komputer telah membuat sebuah software yang dapat membantu kita mencari informasi yang tersimpan di server database dengan lebih cepat. Ibaratnya server itu adalah perpustakaan, bila satunya menyimpan buku , sedangkan satunya lagi menyimpan informasi digital.

Apa Itu Software Basis Data ?

Sebelum melanjutkan tulisan, kita sama persepsi, apa itu data base  atau basis data?  Contoh dalam keseharian data base seperti, buku telepon, buku kamus, buku alamat, perpustakaan, dll. Bisa dikatakan database adalah kumpulan data yang terhubung dalam suatu object (buku telepon, kamus,dll), topik (katalog), atau tujuan khusus tertentu.

• Basis Data

Pengertian basis data  pada dasarnya terdiri atas 2 kata, yakni “basis “ dan “data”, basis bisa diartikan sebagai dasar, market, tempat atau gudang, sedangkan “data” atau nilai/value berupa fakta yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian, dalam jumlah banyak, kumpulan data ini disebut “informasi”. Misalkan sebuah profil orang adalah informasi orang tersebut, di dalam profil tersebut tercantum data tempat tanggal lahir, alamat tempat tinggal, pekerjaan, dll. Gabungan data tersebut menjadi sebuah informasi mengenai orang bersangkutan.

Keberadaan basis data dalam kuantitas besar dapat kita temukan di data base mahasiswa, SIM, data Kependudukan, di mana jumlah basis data di dalam server itu mencapai ratusan juta informasi. Tentunya akan sulit untuk mencari profil seseorang diantara ratusan juga basis data tanpa bantuan sebuah aplikasi yang dapat men-scan data secara cepat dan akurat.

• DBMS

Software Basis Data atau dikenal sebagai  Database Management System (DBMS) memungkinkan user melakukan pencarian informasi pada  dalam hitungan detik, bahkan bisa kurang tergantung dari hardwarenya, sedangkan di perpustakaan pencarian sebuah buku memakan waktu beberapa menit.

Dewasa ini,  database komputer digunakan secara luas di berbagai sektor dan bidang pekerjaan, aplikasi ini menjadi tulang punggung perusahaan atau lembaga dalam pengolahan informasi dan managemen. Secara umum fungsi software basis data adalah sebagai berikut :

1. Merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah sistim informasi, merupakan dasar dalam menyediakan informasi dari sebuah data base
2. Menentukan kualitas informasi dengan tepat waktu dan relevan serta akurat.
3. Mengurangi data ganda/dobel (data redudancy).
4. Mengaplikasikan basis data, hubungan antar data dapat lebih meningkat dengan baik.
5. Mengurangi pemborosan tempat untuk penyimpanan data di luar.

Kegunaan Software Basis Data

• Integrasi ,data tersimpan dalam satu tempat dan satu kali dalam sebuah data base, misal data nasabah tercatat satu kali di server pusat, di cabang manapun anda bertransaksi data server pusat akan mengirim data anda ke cabang.
• Integritas Data Meningkat, kesatuan data lebih akurat, konsisten dan terbaru, kini ada software bawaan yang membantu pengecekan akurasi data yang disebut “garbage in, garbage out” (disingkat GIGO).
• Keamanan Data Meningkat, meskipun data base diakses dari berbagai komputer, keamanan data tetap terlindung, computer klien tidak dapat merubah atau menghapus data tanpa persetejuan admin pusat.
• Kemudahan Memelihara Data, perangkat lunak basis data dirancang dengan prosedur standar , menambahkan, mengedit, dan menghapus rekaman data. Selain itu  juga untuk memvalidasi pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat.

Penerapan Software Basis Data

Dalam penerapannya, software data base atau sering disebut Database Management System (DBMS) atau sistim pengorganisasian data pada komputer, sebuah  perangkat lunak untuk membangun sebuah basis data yang berbasis komputerasi.  Aplikasi / software ini digunakan untuk memasukkan , mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data secara praktis dan efisien.

Untuk dapat mengakses DBMS, user harus menggunakan bahasa data base.   Perintah atau intruksi tersebut umumnya ditentukan oleh user, adapaun bahasa yang digunakan dibagi kedalam 2 (dua) macam diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1. DDL (Data Definition Language) yaitu dipakai untuk menggambarkan desain dari basis data secara menyeluruh, dan dapat dipakai untuk membuat tabel baru, memuat indeks, maupun mengubah tabel. Hasil dari kompilasi DDL akan disimpan di kamus data.
2. DML (Data Manipulation Language) dipakai untuk memanipulasi daan pengambilan data pada suatu basis data, misalnya seperti penambahan data yang baru ke dalam suatu basis data, menghapus data pada seuatu basis data dan mengubah data pada suatu basis data.

Lalu bagaimana fungsi aplikasi ini ? Yang pasti, DBMS menghubungkan antara user / admin dengan database yang berada di dalam server fisik atau cloud, bentuk dari DBMS ini adalah database dalam keseharian adalah MySQL Oracle dan microsoft SQL Server. (baca juga : Kelebihan dan Kekurangan MySQL Server)

Komponen DBMS antara lain file manager,data base manager, Query Processor, DML Precompiler, DDL Compiler, komponen-komponen ini  berkait satu sama dalam pemrosesan data sehingga menjadi sebuah informasi yang lengkap untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan.

Bisnis modern tak lepas dari aplikasi DBMS, seperti bisnis yang berbasis aplikasi seperti transportasi berbasis online, toko online, reservasi tiket online, reservasi hotel online, sistim transaksi perbankan sangat mengandalkan software DBMS.

Software memiliki banyak manfaat, yaitu keakuratan data, kecepatan akses, keamanan data, efisiensi ruang penyimpanan data dan jaminan ketersediaan kelangsungan data. Sedemikian pentingnya aplikasi ini penerapannya dalam mendukung kelangsungan bisnis dan operasional lembaga pemerintah dan swasta, DBMS akan menghasilkan informasi yang benar selama pada saat input data yang dimasukkan benar.