Fungsi Sistem Informasi bagi Perusahaan, User dan Secara Keseluruhan

Sistem informasi merupakan suatu sistem terintegrasi yang berisi banyak sekali informasi dan juga data mengenai suatu organisasi, yang kebanyakan digunakan pada sebuah perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, maka pergerakan informasi yang dimilki oleh sebuah perusahaan bisa dihandle dan dapat tersusun secara sistematis agar tidak terjadi kekacauan.

Sistem informasi sendiri pada dasarnya memiliki banyak sekali fungsi dan juga tujuan utama yang sangat penting bagi kelangsungan suatu organisasi, terlebih lagi sebuah perusahaan. Hal ini berkaitan dengan semakin meningkatnya teknologi sejak pertama ditemukan hingga saat ini, dan juga membuat perkembangan jaringan komputer dari waktu ke waktu menjadi lebaik serta efisien ke semua user bahkan perangkat.

Apabila dijabarkan secara mendetail, suatu sistem informasi memiliki fungsi spesifik dan juga fungsi yang general. Fungsi spesifik dari sistem informasi mengacu pada fungsi masing-masing sistem informasi yang digunakan, seperti sistem informasi manjamen, akuntansi, keuangan dan sebagainya. Sedangakan fungsi sistem informasi secara general mengacu pada fungsi sistem informasi terhapa user dan juga masyarakat luas. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem informasi:

Bagi Bisnis dan Perusahaan

Sistem informasi, tentu saja sejatinya memilki banyak sekali fungsi dan juga manfaat bagi bisnis dan juga perusahaan, serta bagi organisasi non profit. Fungsi-fungsi tersebut bisa dilihat berdsasakan jenis jenis sistem informasi yang digunakan oleh setiap perusahaan dan juga bisnis, yaitu :

1. Sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntasi merupakan jenis sistem informasi yang diimplementasikan untuk menjaga kelangsungna proses akuntansi pada sebuah perusahaan atau organisasi. Berikut ini adalah fungsi lebih lengkapnya dari sebuah sistem informasi akuntansi bagi perusahaan, bisnis dan juga organisasi:

• Memberikan informasi mengenai kesehatan dari neraca keuangan sebuah bisnis dan perusahaan
• Memberikan informasi mengenai keuntungan dan juga kerugian yang dperoleh sebuah perusahaan dan organisasi
• Memberikan informasi mengenai kestabilan keuangan perusahaan
• Mencatat jumlah modal dan juga asset perusahaan yang tersedia, dan menginformasikannya kepada pihak yang berwenang
• Membantu meningkatkan efisiensi proses akuntansi pada sebuah perusahaan
• Menjaga keamanan data-data akuntansi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan
• Mengorganisasikan catatan transaksi jual beli yang dimiliki oleh perusahaan dalam suatu file
• Membantu para petinggi dan juga level eksekutif mengenai neraca keuangan perusahaan.

(baca juga: pengertian sistem informasi akuntansi)

2. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan jenis sistem informasi yang berhubungan dengan implementasinya terhadap level manajemen dan juga pimpinan di dalam suatu bagian yang ada di perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem informasi manajemen bagi bisnis, perusahaan dan juga organisasi :

• Mempermudah pihak manaemen dalam melakukan monitoring terhadap karyawan atau bawahan
• Memberikan laporan mengenai kegiatan yang dilakukan oleh karyawan, sesuai dengan bidang dan juga bagian masing-masing
• Memberikan informasi mengenai kinerja karyawan selama beberapa periode
• Mempermudah analisis manajemen terhadap karyawan yang berada di bawah naungannnya
• Membantu para level manajemen untuk meningkatkan kinerja para karyawan yang berada di bawahnya
• Membantu level manajemen untuk dapat memberikan laporan kepada atasannya
• Mempermudah komunikasi antar manajer

(baca juga: pengertian sistem informasi manajemen)

3. Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi Eksekutif merupakan salah satu bentuk dari implementasi sistem informasi pada level eksekutif, bisa perarti pimpinan perusahaan, pemegang saham perusahaan, dan juga direktur utama dari sebuah perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem informasi eksekutif bagi bisnis, perusahaan dan juga organisasi :

• Mempermudah komunikasi antar manajer dengan pimpinan
• Membantu para eksekutif untuk meningkatkan kualitas dari bisnis dan juga perusahaannya
• Membantu memberikan informasi mengenai nilai perusahaan di dalam lantai bursa saham
• Membantu para level eksekutif dalam membahas kinerja keuangan dan jga keuntungan yang diperoleh dari perusahaannya
• Menginformasikan informasi mengenai perusahaannya kepada pihak luar, seperti pemerintah dan juga perpajakan

4. Sitem Informasi Sumber daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia atau SDM memilki kaitan yang sangat erat dengan hubugnannya pada bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa fungsi penting dari sistem informasi sumber daya manusia pada bagian personalia dan juga HR:

• Membantu bagian personalia dan HR untuk menentukan payroll atau sistem penggajian kepada karyawannya
• Membantu memberikan informasi kepada bagian HR mengenai kinerja dari karyawan
• Memberikan keterangan dan juga data-data lengkap mengenai karyawan di perusahaan tersebut
• Membantu bagian personalia dan juga HR dalam melakukan pemotongan gaji, pemberian bonus, serta perpindahan jabatan, seperti mutasi dan pencopotan jabatan
• Membantu meneruskan informasi mengenai segala bentuk kegiatan yang berhubungan dengan perekrutan dan juga pengembangan karayawan ke level manajemen.

5. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan merupakan jenis sistem informasi yang sangat berguna pada bidang keuangan sebuah perusahaan, bisnis dan juga organisasi. Berikut ini adalah bebrapa fungsi dari sistem informasi keuangan bagi bisnis, perusahaan dan juga organisasi:

• Mencatat transaski keuangan yang dilakukan oleh perusahaan atau bisnis tersebut
• Membantu memberikan informasi mengenai segala bentuk keuangan perusahaan kepada akuntan dan juga level manajemen
• Membantu memberikan informasi kepada bagian keuangan mengenai pemasukan dan juga pengeluaran dari perusahaan atau bisnis tersebut
• Membantu bagian keuangan dalam melakukan analisa terhadap kesehatan keuangan dari perusahaan
• Membantu melaporkan kondisi keuangan perusahaan pada pihak luar

6. Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktr adalah sebuah sistem informasi yang sangat penting dampaknya bagi proses produksi dari sebuah perusahaan atau bisnis. Sistem informasi manufaktur ini memiliki banyak fungsi dalam perusahaan dan juga bisnis, seperti:

• Membantu mencatat jumlah produksi per hari dari sebuah perusahaan dan juga bisnis
• Mencatat jumlah produk yang gagal lolos quality control
• Membantu pihak atau bagian produksi dalam melakukan analisa terhadap produk apa saja yang menjadi unggulan dan banyak digunakan oleh konsumen
• Memberikan informasi pada tim pengembangan produk untuk membuat produk yang lebih baik lagi, sesuai dengan kebutuhan masyarakat
• Menyimpan dan memberikan informasi mengenai kendala dan juga hal apa saja yang terjadi selama proses produksi
• Membantu bagian produksi dalam menganalisa masalah dan mencari pemecahan masalah yang bisa dilakukan untuk mencegahnya

7. Sistem Informasi Pemasaran

Sesuai dengan namanya, sistem informasi pemasaran sangat erat kaitannya dengan promosi dan juga penjualan dari sebuah produk yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan ataupun bisnis. Berikut ini adalah fungsi dari sistem informasi pemasaran terhadap bisnis, perusahaan dan organisasi:

• Memberikan informasi mengenai produk yang paling banyak dibeli di pasaran
• Bersama dengan tim produksi, sistem informasi pemasaran dapat membantu tim pengembangan untuk menganalisa kebutuhan masyarakat dan juga keinginan pasar
• Mencatat dan memberikan informasi megnenai teknik promosi yang tepat untuk masing-masing produk, sehingga tidak salah sasaran

Bagi User atau Pengguna

User atau pengguna merupakan bagian internal dari sebuah perusahaan atau organisasi yang memanfaatkan impelemntasi dari sistem informasi yang digunakan. Fungsi ini merupakan fungsi yang general yang artinya, semua jenis sistem informasi baik dari sisem informasi produksi, SDM, manajerial, dan sebagainya memiliki fungsi yang sama bagi usernya, sesuai dengan sasaran dari sistem informas tersebut.

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem informasi bagi user atau pengunanya:

1. Mempermudah user dalam memperoleh informasi penting

Setiap data-data penting yang sudah tercatat akan bisa diakses oleh usernya dengan menggunakan sistem informasi. Jadi, operator dan jugauser yang membutuhkan sebuah informasi atau data, dapat dengan mudah memperoleh data tersebut dengan memanfaatkan sistem informasi yang diimplementasikan di dalam persauahaan atau organisasi tersebut, tanpa perlu membuang waktu.

2. Mempercepat proses analisa data dan informasi perusahaan

Proses analisa data juga akan berlansung lebih singkat dan juga cepat apabila sebuah perusahaan menggunakan prinsip dari sistem informasi. Hal ini berhubungan erat dengan point pertama, yaitu setiap user dapat memperoleh informasi dengan mudah. Dengan mudahnya memperoleh informasi, maka hal ini akan membantu mempercepat proses analisa yang dilakukan oleh perusahaan, yang tentu saja akan membantu meningkatkan kualitas dari perusahaan itu sendiri.

3. Mempermdah komunikasi antar bagian dalam sebuah perusahaan

Suatu perusahaan yang sudah besar, multinasional, bahkan internasional, pastilah membutuhkan suatu sistem yang dapat mempemudah segala bentuk analisa dan pengolahan informasi. Dengan menggunakan sistem informasi ini, maka setiap perusahaan akan dapat melakukan proses analisa dengan mudah, karena setiap sistem akan saling terintegrasi satu sama lain.

Dengan demikian, informasi yang di salurkan akan membantu semua karyawan utnuk saling terhubung satu dengan lainnya. Dam nantinya seorang manajer keuangan akan mengetahui pengeluaran keuangan dari setiap bagian dengan cepat, dan kemudian langsung menganalisasnya dengan cepat dan mudah. Bukan hanya pada manajer keuangan, hal ini akan berlaku pada seluruh bagian di perusahaan karena informasi dapat diintegrasikan ke dalam satu informasi yang besar dengan baik.

4. Menghemat waktu dalam melakukan pekerjaan

Tentu saja, pengimplementasian dari sistem informasi ini akan membantu menghemat waktu dalam bekerja. Alur data di dalam sebuah sistem informasi yang sudah terintegrasi akan lebih cepat untuk diperoleh, sehingga hal ini akan meningkatkan efisiensi waktu yang dibutuhkan dalam bekerja, terutama mereka yang memilki peran untuk melakukan analisis, seperti manajer.

5. Segala bentuk transaksi akan dicatat

Transaksi yang dilakukan di dalam seuatu perusahaan yang sudah dicatat akan otomatis tersimpan di dalam sistem. Dengan demikian apabila suatu saat ingin dilakukan proses cek dan ricek, maka sistem informasi akan menampilkan data dan juga informasi yang sudah pernah isimpan sebelumnya, tanpa perlu repot mencari file dan data secara fisik.

6. Membantu user mengenal lebih mengenai profil perusahaan

User atau pengguna dari sistem informasi di sebuah perusahaan akan lebih mengenal profil dan dari perusahaan tempatnya bernaung. Hal ini dikarenakan sistem informasi juga memiliki data dan informasi mengenai hal-hal apa saja yang penting yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, mulai dari profil, pemilik, pejabat perusahaan, laporan laba rugi dan sebagainya.

7. User memperoleh informasi secara spesifik dan lebih jelas, sesuai dengan data yang tersimpan di dalam host

Informasi yang akan diperoleh user melalui sistem informasi ini tentu saja akan menjadi informasi yang lebih jelas dan juga spesifik. Misalnya informasi mengenai transaksi keuangan, maka data atau informasi yang nantinya akan muncul adalah tanggal. Seperti jumlah, penerima, pengirim, dan segala bentuk detail mengenai transaksi yang sudah pernah dilakukan, sehingga dapat meminimalisir terjadinya miss komunikasi.

Fungsi sistem Informasi Secara Keseluruhan

Apabila pada point sebelumnya, kita membahas mengenai fungsi dari sistem informasi secara spesifik, per jenis dan juga bagi usernya, maka sistem informasi sendiri secara keseluruhan memilki beberapa fungsi utama. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari sistem informasi secara keseluruhan :

1. Menjaga keamanan data dan informasi perusahaan agar tidak mudah diretas dan dihack

Sebuah sistem informasi memiliki alur data yang sudah terstruktur. Dalam pengimplementasiannya, sebuah sistem informasi sudah pasti akan dilengkapi dengan sistem keamanan tertentu. Sistem keamanan inilah yang kemudian membuat data-data dan juga informasi penting dari sebuah perusahaan tidak bocor ataupun dihack.

2. Membantu mempermudah perusahaan dalam membuat laporan perusahaan

Pembuatan laporan perusahaan, seperti laporan tahunan dan juga laporan bulanan, terutama mengenai keuangan dari sebuah perusahaan tentu saja sangat penting. Apabila perusahaannya kecil, maka laporan keuangan mudah untuk dibuat tanpa menggunakan sistem informasi. Namun apabila perusahaannya sudah sangat besar dan internasional, maka sistem informasi yang ada pada perusahaan tersebut sangat membantu mempermudah pekerjaan untuk melakukan pembuatan laporan perusahaan.

Pembuat laporan tidak perlu repot membongkar lemari, karena setiap data perusahaan sudah tersimpan di dalam sistem informasi tersebut. Terlebih jika perusahaan tersebut harus menyerahkan laporan kepada pemerintah dan laporan tersebut memiliki sifat yang terbuka.

3. Masyarakat umum bisa mengetahui seberapa baik dan seberapa makmurnya sebuah perusahaan

Sistem informasi tidak hanya berlaku pada internal perusahaan, namun juga berlaku untuk memberikan informasi kepada masyarakat luas mengenai keberadaan perusahaan tersebut. Ketika laporan sudah dibuat, maka laporan atau juga beberapa informasi perusahaan akan dipublikasikan secara rutin. Hal ini akan membantu masyarakat mengetahui kondisi perusahaan tersebut, apakah termasuk perusahaan yang bonafit atau tidak. Hal ini tentu saja akan meningkatkan popularitas dari perusahaan tersbeut, dan juga dapat meningkatkan hasil penjualan dai produk – produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.

4. Sistem informasi juga dapat membantu masyarakat umum mengetahui kelemahan dan juga kelebihan dari suatu perusahaan, serta spesialisasi yang dimiliki oleh perusahaan

Selain dapat menarik minat masyarakat mengenai perusaahaan dan juga organisasi, sistem informasi juga dapat membantu masyarakat dalam memberikan feedback kepada perusahaan tersebut. Dengan menggunakan sistem informasi, masyarakat bisa menilai kelemahan dan juga kelebihan yang dimilki oleh suatu perusahaan, yang nantinya akan membantu bagian pengembangan dan juga riset untuk memperbaiki kelemahan dan juga kekurangan dari perusahaan tersebut.

Itulah beberapa fungsi lengkap dari sistem informasi pada sebuah perusahaan dan juga organisasi. Pada intinya, sebuah sistem informasi sangat cocok untuk digunakan dan juga diimplementasikan pada sebuah perusahaan yang besar dan memilki banyak sekali bagian – bagian yang mendukung perusahaan tersebut.

Hal ini dikarenakan, sebuah perusahaan yang besar memiliki arus informasi yang sangat padat, sehingga dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu menghandle arus tersebut, mulai dari informasi yang kecil hingga informasi – informasi yang sangat penting dan vital bagi perusahaan.