Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Fungsi dan Contoh

Apa Itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang berisikan beragam formulir, catatan, dan laporan yang telah disusun untuk menghasilkan sebuah informasi keuangan dari sebuah perusahaan atau lembaga. Sistem informasi akuntansi sering disingkat menjadi SIA. Banyak ahli juga mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntasi merupakan sebuah subsistem dari Sistem Informasi Manajemen.

Sistem Informasi Akuntansi memiliki tujuan pokok untuk memproses data akuntansi dan keuangan sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan guna keperluan manajer atau pihak yang berkepentingan lainnya. Tanpa adanya sistem ini, keputusan dalam sebuah bisnis/lembaga/organisasi akan sulit diambil.

Beberapa data yang ikut terlibat dalam Sistem Informasi Akuntansi adalah :

• Pendapatan
• Pengeluaran
• Informasi karyawan
• Informasi pelanggan
• Informasi pajak
• Beragam invoice

Data spesifik lainnya yang ikut termasuk dalam Sistem Informasi Akuntansi adalah :

• Pesanan penjualan
• Laporan analisis
• Permintaan pembelian
• Laporan faktur
• Inventaris
• Neraca saldo
• Daftar gaji

Beberapa kriteria yang perlu dimasukan dalam sebuah Sistem Informasi Akuntansi perusahaan/lembaga adalah :

• Keamanan, dimana data dan sistem hanya dapat diakses dan dikontol oleh pihak-pihak berwenang.
• Kerahasiaan, dimana informasi data dan sistem harus masuk dalam kategori sensitif dari pengungkapan yang tidak sah.
• Privasi, dimana penggunaan, pengumpulan, dan pengungkapan informasi pribadi dilakukan dengan cara yang tepat.
• Integritas Pemrosesan, dimana data diolah secara tepat, akurat, lengkap, dan sesuai dengan waktu yang diberikan.
• Ketersediaan, dimana tersedia untuk memenuhi kewajiban kontrak dan operasional.

Secara umum, Sistem Informasi Akuntansi terbagi dalam 3 subsistem, yaitu :

• Sistem Pemrosesan Transaksi, dimana mendukung proses pengoperasian bisnis harian.
• Sistem Pembukuan atau Buku Besar, dimana mengelola dan menghasilkan laporan keuangan termasuk laporan laba rugi, necara, arus kas, dan pengembalian pajak.
• Sistem Pelaporan Manajemen, dimana mengatur semua laporan perusahaan, termasuk laporan keuangan, laporan anggaran, laporan pertanggungjawaban, laporan kinerja, dan informasi data berguna lainnya.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Beberapa fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi adalah :

• Mengumpulkan dan Menyimpan Data

Sistem Informasi Akuntansi harus mengumpulkan dan menyimpan semua data kegiatan bisnis di perusahaan atau lembaga tersebut secara lengkap. Kegiatan pengumpulan dan penyimpanan ini harus dilakukan secara efektif dan efisien.

Sistem ini dapat mencatat semua sumber daya dan pihak terkait yang berperan dalam bisnis. Tidak boleh ada kegiatan dalam sebuah perusahaan yang tidak tercatat oleh Sistem Informasi Akuntansi.

• Mengambil Data dari Berbagai Sumber

Pengambilan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis perlu dilakukan dari berbagai sumber informasi dan dokumen yang tersedia. Jika sudah terkumpul, maka penyimpanan data akan lebih mudah karena setiap detail data terekam dengan lengkap.

• Membuat dan Mencatat Data Transaksi

Setiap data transaksi harus dicatat menurut jurnal-jurnal yang diperlukan sesuai dengan proses akutansi. Urutan transaksi dapat disesuaikan menurut urutan yang berlaku atau tanggal terjadinya transaksi. Catatan ini akan mempermudah berbagai pihak yang membutuhkan transaksi yang berlangsung.

• Mengubah Data untuk informasi Keuangan

Sistem Informasi Akuntansi dapat mengubah sekumpulan data menjadi informasi keuangan untuk keperluan tertentu di suatu perusahaan/lembaga. Informasi ini dapat hadir dalam wujud laporan keuangan manual ataupun online.

• Sistem Pengendali Keuangan

Sistem Informasi Akuntansi dapat berperan sebagai sistem pengendali keuangan sebuah perusahaan/lembaga sehingga dapat meminimalisir kecurangan yang mungkin terjadi.

Sistem ini dapat melacak segala transaksi keuangan dengan pertanggungjawaban yang detail. Aset perusahaan dapat terjaga dengan baik dan risiko penggelapan aset oleh segala pihak dapat berkurang.

• Meningkatkan Efisiensi Kerja

Sistem Informasi Akuntansi dapat meningkatkan efisiensi kerja sebuah perusahaan/organisasi/lembaga. Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan lancar sehingga pengambilan keputusan terjadi secara tepat dan cepat. Data akan menunjukan hasil secara cepat terkait dengan informasi akuntansi dan keuangan.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Komponen-komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi bekerja secara berkesinambungan untuk saling membantu satu sama lain. Beberapa komponen yang terlibat dalam sebuah Sistem Informasi Akuntansi sebuah perusahaan adalah :

• Setiap orang yang terlibat dalam pengoperasian sistem tersebut dalam berbagai fungsinya masing-masing
• Aturan atau prosedur manual dan otomatis yang terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data
• Data terkait proses bisnis dalam sebuah perusahaan, lembaga, atau organisasi
• Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data
• Infrastruktur teknologi informasi, termasuk :
  • Perangkat keras atau komputer
  • Peralatan komunikasi jaringan
  • Peralatan pendukung lainnya

Elemen Sistem Informasi Akuntansi

Beberapa elemen yang terkandung dalam Sistem Informasi Akuntansi agar dapat berjalan dengan lancar adalah :

• Sumber Daya Manusia (SDM) terlatih yang memahami proses bisnis akuntansi dan keuangan secara umum. Kebanyakan SDM yang terlibat adalah seorang akuntan yang dapt menjalankan setiap prosedur keuangan dan akuntansi
• Formulir data keuangan untuk mencatat seluruh aktivitas keuangan, termasuk
  • Transaksi Kas
  • Piutang
  • Persediaan
  • Aktiva Tetao
  • Penjualan
  • Biaya
• Perangkat keras yang terlibat
• Perangkat lunak akuntansi, contohnya adalah MYOB dan Oracle Finance

Dasar Proses dan Transaksi Bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi

Terminologi dasar akuntansi harus dimiliki oleh setiap orang yang ingin memahami cara kerja dan manfaat Sistem Informasi Akuntansi, terutama dalam transaksi bisnis dan proses/siklus bisnis. Dasar transaksi bisnis dan proses bisnis terintegrasi haruslah menjadi pegangan utama untuk menghasilkan sebuah laporan keuangan.

Dari semua proses bisnis yang berlangsung akan berujung pada sistem, proses, dan kontrol Buku Besar (General Ledger). Buku Besar akan menghasilkan beberapa laporan keuangan internal dan eksternal. Beberapa contoh dari laporan keuangan tersebut antara lain :

• Laporan Keuangan Internal
  • Laporan umur piutang
  • Status persediaan gudang
• Laporan Keuangan Eksternal
  • Laporan necara
  • Laporan laba rugi
  • Laporan arus kas

Beberapa tipe proses atau siklus bisnis yang terjadi dalam sebuah transaksi bisnis antara lain :

• Kontrol Pendapatan

Segala transaksi bisnis yang terjadi selama proses ini harus berkaitan dengan penjualan harian, retur penjualan, dan transaksi lainnya yang masih berkaitan dengan alur masuk arus kas.

• Kontrol Pengeluaran

Segala transaksi bisnis yang terjadi selama proses ini harus berkaitan dengan pembelian, retur pembelian, biaya-biaya, dan transaksi lainnya yang masih berhubungan dengan alur keluar arus kas. Biaya-biaya yang dimaksud dalam pernyataan tersebut juga meliputi pembayaran gaji karyawan dan pembelian aset tetap.

• Kontrol Konversi

Komponen yang termasuk dalam kontrol konversi adalah biaya-biaya yang masih berkaitan dengan transaksi pembelian bahan baku dan bahan dalam proses transaksi bisnis berlangsung.

• Kontrol Administratif

Kontrol administratif merupakan segala sesuai yang berkaitan dengan transasi ekuitas, termausk investasi, obligasi, dan sejenisnya.

Hambatan Implementasi Sistem Informasi Akuntansi

Walaupun sudah disusun dan diatur sedemikian rupa, sebuah Sistem Informasi Akuntansi tidak luput dari hambatan dan tantangan. Ada banyak hambatan dan tantangan yang perlu dilalui dalam Sistem Informasi Akuntansi. Setiap komponen yang terlibat harus dapat melewati hambatan-hambatan ini agar mencapai tujuan akhir yang maksimal.

Beberapa hambatan umum yang sering terjadi saat menjalankan Sistem Informasi Akuntansi adalah :

• Sumber Daya Manusia yang Belum Siap

Kurangnya kesiapan SDM terkait penerapan sistem dan standarisasi keuangan yang diminta oleh perusahaan/lembaga/organisasi. Akibatnya, diperlukan waktu tambahan untuk persiapan dan pelatihan sebelum mulai menerapkan SIA.

• Perangkat Akuntasi yang Digunakan harus Mahir

Memerlukan aplikasi atau perangkat lunak akunting yang menunjang. Perangkat keras yang digunakan juga harus berfungsi dengan baik sehingga keamanan dan kerahasiaan data keuangan terjaga secara utuh.

• Data Keuangan Belum Lengkap

Pengumpulan data keuangan yang kurang lengkap sehingga informasi yang dihasilkan masih memerlukan verifikasi. Kondisi ini dapat menyebabkan perpanjangan waktu yang lebih lama dari seharusnya.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Beberapa contoh aplikasi atau perangkat lunak Sistem Informasi Akuntansi yang dapat anda gunakan adalah :

• Jurnal by Mekari

Perangkat lunak Jurnal by Mekari merupakan Sitem Informasi Akuntansi yang berbasiskan cloud di Indonesia. Aplikasi ini bergerak secara online dan dapat membantu pembukuan dan operasional bisnis sebuah perusahaan. Kualitas Jurnal by Mekari sudah terjamin aman dengan standar yang diakui.

Ada beragam fitur yang dimiliki oleh perangkat lunak ini, termasuk pembuatan laporan keuangan, pembuatan invoice secara otomatis, pengawasan arus kas, pengelolaan invetaris produk, dan program inventaris barang.

• MASERP by MAS Software

Aplikasi MASERP adalah sebuah perangkat lunak buatan Indonesia yang telah digunakan sejak tahun 1984. Perangkat lunak ini cukup terpercaya untuk bisnis skala besar dan menengah karena memiliki banyak modul, termasuk dari akuntansi, distributor, manufaktur, aset, inventoris, dan lainnya.

Ada fitur account payable dan account receivable yang disenangi oleh pengguna MASERP. Hal ini disebabkan karena dua fitur tersebut dapat mencatat kredit limit yang diberikan oleh pemasok ataupun kredit limit utang yang diberikan ke pelanggan agar tidak melewati batas pembayaran.

Ada juga fitur untuk uang muka pemasok dan uang muka pembelian barang dalam bentuk bukti cetak, aging utang, dan piutang untuk kontrol arus kas. Hal ini akan menyebabkan segara arus kas dapat tercatat secara tepat menurut waktu, debit/kredit, dan indikator lainnya.

• MYOB Accounting

MYOB adalah singkatan dari Mind Your Own Business, dimana merupakan sebuah aplikasi pengelola data akuntansi yang terpencaya dan mudah digunakan.

Tampilan antarmuka dalam perangkat lunak MYOB Accounting cukup sederhana sehinga pengguna dapat nyaman berinteraksi. Aplikasi ini cukup populer untuk pelaku UMKM di Indonesia.

• Accurate Accounting

Accurate Accounting merupakan salah satu perangkat lunak akuntansi dengan beberapa kelebihan unik, termasuk modifikasi laporan dan format form sesuai dengan kebutuhan pengguna. Accurate Accounting juga memiliki beragam fitur yang mendukung data perpajakan yang terkait dengan kebijakan di Indonesia.

• KRISHAND

KRISHAND adalah sebuah perangkat lunak akuntansi yang khusus digunakan untuk keperluan pelaporan pajak. Aplikasi ini dapat menghemat waktu untuk membuat laporan pajak yang sesuai dengan peratuan perpajakan di Indonesia.

Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh dari pembahasan ini adalah :

• Sistem Informasi Keuangan (SIA) merupakan sebuah sistem untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi dalam perusahaan, organisasi, ataupun lembaga.
• Unsur Sistem Informasi keuangan adalah SDM, data, perangkat lunak dan perangkat keras
• Hambatan yang sering terjadi pada Sistem Informasi Akuntansi adalah belum siapnya SDM, perangkat yang kurang mendukung, dan pencatatan data keuangan yang belum lengkap.
• Sistem Informasi Keuangan dapat berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan produktivitas karyawan dan perusahaan agar menjadi yang lebih baik.
• Sistem Informasi Keuangan perlu didukung dengan Sistem Informasi Manajemen yang tepat sesuai dengan keperluan dan budget perusahaan