Home » Software » SAP: Pengertian, Manfaat dan Kelebihan

SAP: Pengertian, Manfaat dan Kelebihan

by Yolanda Natanael
by Yolanda Natanael

Apa itu SAP?

SAP adalah sebuah aplikasi bisnis yang banyak digunakan beragam perusahaan. SAP, atau singkatan dari System Analysis and Product in Data Processing, adalah aplikasi pengolahan data yang digunakan perusahaan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki. Tujuan utama dari pengelolaan ini adalah untuk mencapai kondisi ideal perusahaan.

SAP tergolong dalam perangkat lunak ERP, dimana ERP sendiri merupakan sistem aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan setiap bisnis untuk mengelola fungsi bisnis secara langsung di satu tempat. SAP adalah solusi terbaik dibawah naungan payung ERP.

SAP memiliki beberapa komponen pendukung utama, termasuk module finance, logistic, dan human resources. Selain tiga komponen utama tersebut, ada beberapa sub modul lagi dengan jumlah yang mencapai puluhan.

Perkembangan aplikasi SAP sudah sangat pesat di kanca global. Aplikasi yang berasal dari Jerman ini sudah cukup banyak digunakan di Indonesia. Beberapa perusahaan besar sudah menggunakan aplikasi ini, termasuk PT Krakatau Steel dan PT Astra.

Sejarah SAP

System Analyse Programmentwicklung atau SAP didirikan oleh beberapa mantan pegawai IBM pada 1 April 1972. Para pendiri SAP, yaitu Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans-Werner Hector, mendirikan sistem ini sebagai perangkat lunak perusahaan sehingga memiliki integrasi di semua proses bisnis secara real time.

Pada awalnya, pendiri dan karyawan SAP masih sering melakukan rapat dengan klien terkait kebutuhan bisnis mereka. Hingga pada tahun 1975, pendiri SAP menciptakan 3 perangkat lunak yang menjadi awal mula kesuksesan SAP, meliputi Akuntansi Finansial, Verifikasi Invoice, dan Manajemen Inventaris.

Pada tahun 1979, SAP meluncurkan perangkat lunak generasi keduanya dengan nama SAP R/2. Perangkat lunak tersebut membuat perusahaan ini mendirikan kantor pertamanya di Walldorf, Jerman, satu tahun setelah peluncuran SAP R/2. Akibat kombinasi pemrosesan data real time, standarisasi, dan integrasi, nama SAP cukup melampung di perusahaan-perusahaan besar.

Perusahaan SAP diresmikan ke masyarakat pada tahun 1988. Aplikasi lanjutan dari SAP R/2 pun kembali muncul, yaitu SAP R/3, pada tahun 1992. Setelah itu, SAP kembali melincurkan mysap.com sebagai respon dari internet dan ekonomi baru pada tahun 1999. Sepuluh tahun kemudian, SAP sudah mengalami percabangan dengan 3 target pasar masa depan, yaitu mobile, database, dan cloud.

Beberapa perusahaan pesaing, misalnya Business Objects, Sybase, Ariba, SuccessFactors, Fieldglass, dan Concur, sudah di akuisisi oleh SAP. Perusahaan ini juga sudah dinobatkan sebagai perusahaan yang paling cepat menggunakan cloud.

SAP HANA, sebuah produk perusahaan SAP, mendapatkan klien pertamanya pada tahun 2011. Teknologi SAP HANA ini mampu mengolah analisis data yang umumnya perlu waktu beberapa hari atau minggu menjadi hanya hitungan detik saja. Keberhasilan ini membuat SAP meluncurkan SAP S/4 HANA sebagai perangkat lunak generasi terbaru.

Kondisi SAP terkini, antara lain :

  • Memiliki 4 perangkat lunak utama, yaitu Internet of Things (IoT), Machine Learning, Analisis Kompleks, dan Blockchain.
  • Memiliki 238 juta lebih pengguna di cloud
  • Memiliki 100 lebih solusi untuk semua fungsi bisnis
  • Memiliki portofolio cloud terbesar, jika dibandingkan dengan provider manapun
  • Mampu mengoperasikan 70 data center di 37 lokasi dan 17 negara

Manfaat SAP

SAP memiliki 3 manfaat dasar yang dapat diperoleh apabila sebuah perusahaan menerapkan SAP di sistem manajemennya, antara lain :

  • Meningkatkan Kecepatan Bisnis

SAP mampu meningkatkan kecepatan bisnis sebuah perusahaan. Respon yang terjadi terhadap perubahan pasar dapat diketahui dengan cepat melalui SAP. Hal ini sangat penting dimiliki oleh setiap perusahaan terkait pengambilan keputusan penting dan kebutuhan data yang akurat.

  • Meningkatkan Konsistensi Aktivitas Bisnis

SAP mampu meningkatkan konsistensi aktivitas bisnis yang sedang berjalan di suatu perusahaan. SAP dapat memantau seberapa berhasilnya penerapan SOP di dalam perusahaan sehingga dapat mengurangi kesalahan produksi akibat human error.

  • Meningkatkan Kualitas Binsis dan Informasi

SAP mampu meningkatkan kualitas bisnis dan informasi yang didapatkan dari pasar. Informasi yang disajikan di SAP dapat hadir secara real time sehingga keakuratannya sangat terjamin. SAP juga dapat menyediakan alat analisis untuk membaca data yang sudah diperoleh sebelumnya.

Cara Kerja SAP

SAP bekerja dengan cara mengumpulkan dan mengelola data dari semua fungsi bisnis dalam satu platform. Setiap departemen di perusahaan dapat berkomunikasi dengan mudah melalui aplikasi SAP. Kondisi ini sangat baik karena keberhasilan setiap organisasi pasti didasari oleh komunikasi dan pertukaran data yang efektif.

Model bisnis tradisional pasti mendesentralisasikan manajemen data, dimana setiap fungsi bsinsi akan menyimpan data operasioanlnya sendiri dalam database yang terpisah. Sistem tersebut akan menyulitkan karyawan dari departemen lain untuk mengakses informasi lainnya. Duplikas data di beberapa departemen juga dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko kesalahan data.

SAP dapat memantu pemusatan manajemen data di suatu perusahaan dengan beberapa fungsi bisnis. Perusahaan akan terbantu dalam pengelolaan proses bisnis yang kompleks. Hasilnya, bisnis dapat bekerja dengan lebih cepat, efisiensi operasional tercapai, produktivitas meningkat, dan akhirnya mendapatkan keuntungan finansial.

Modul SAP

Ada beberapa modul yang dapat dipilih dalam perangkat lunak SAP. Setiap modul tersebut memiliki fungsinya masing-masing. Beberapa modul yang banyak dipakai di Indonesia adalah :

  • FICO

FICO, atau singkatan dari Finance and Control, merupakan gabungan fungsi standar akuntansi, manajemen uang kas, ledger umum, dan konsolidasi untuk membuat lapiran keuangan. Selain itu, FICO juga dapat membuat akuntasi biaya yang terdiri dari cost center accounting, analisis keuntungan, dan elemen cost accounting lainnya.

  • PP

PP, atau singkatan dari Production Planning, merupakan salah satu modul SAP yang berfungsi untuk menjalankan proses perencanaan dan kontrol pada manufaktur perusahaan. Modul ini juga mencakup konfigurasi sistem yang menyeluruh, data master, dan berbagai solusi untuk proses produksi perusahaan.

  • MM

MM, atau singkatan dari Material Management, memiliki tujuan untuk membantu proses pembelian atau procurement dalam manajemen inventaris. Modul ini dapat berintegrasi dengan modul SAP lainnya, termasuk FICO, SD, QM, PP dan lainnya.

  • SD

SD merupakan salah satu modul SAP yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan aktivitas operasional perusahaan melalui jalur pesanan pembeli. Modul ini juga dapat berintegrasi dengan modul lainnya, termasuk FICO, MM dan PP.

  • HR

HR atau Human Resources merupakan modul SAP yang dapat melakukan integrasi terhadap semua proses yang berlangsung dalam departemen human resources. Beberapa proses yang termasuk di dalamnya adalah registrasi, administrasi karyawan, manajemen waktu, pemenuhan gaji, dan lainnya.

CRM adalah modul SAP yang berhubungan dengan back end di sistem ERP. Modul ini berhubungan erat dengan supply chain, business intelligence, dan penerapan lapangan. Penggunaan modul ini dapat membantu penyediaan informasi yang lebih baik ke pelanggan dan membuat perusahaan lebih mengerti mengenai kepuasan konsumen. Secara tidak langsung, kualitas servis, waktu penyelesaian masalah, dan hubungan baik dengan konsumen, akan mengalami peningkatan.

  • QM

QM merupakan modul SAP yang memiliki kepanjangan Quality Management. Modul ini dapat digunakan untuk memeriksa kualitas pada serangkaian proses di bidang logistik.

  • PS

PS, atau project system, merupakan modul SAP yang anyak digunakan untuk pengintegrasian. Modul ini dapat melakukan integrasi baik terhadap semua proses proyek yang terjadi, mulai dari perencanaan proyek, eksekusi, hingga kontrol perusahaan.

Kelebihan SAP

Beberapa kelebihan SAP antara lain:

  • Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan

SAP dapat mengintegrasikan seluruh data perusahaan dengan baik. Sistem ini mampu merampingkan proses bisnis dan membuat pengumpulan data perusahaan menjadi lebih efisien.

  • Meningkatkan Produktivitas

SAP dapat meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja. Hal ini disebabkan karena sistem ini sudah terintegrasi dengan baik.

  • Memiliki Fitur yang Lengkap

SAP memiliki berbagai fitur yang dapat diguanakn untuk kebutuhan analitis, termasuk pengevaluasian kinerja dan pengambilan keputusan. Kelengkapan fitur ini memungkinkan SAP untuk memenuhi banyak kebutuhan bisnis.

  • Cocok Dipakai Semua Dimensi Bisnis

SAP sangat cocok digunakan untuk semua dimensi bisnis yang ada. Hal ini disebabkan karena fleksibilitas yang ditawarkan oleh sistem untuk pertumbuhan perusahaan, mulai dari usaha kecil menengah hingga perusahaan besar.

  • Memiliki Integrasi dengan E-Commerce

E-commerce sudah banyak digunakan di era digital saat ini. Peran e-commerce cukup penting di suatu perusahaan. SAP mampu untuk berintegrasi dengan e-commerce sehinga dapat memudahkan aksi bisnis.

  • Konsistensi

SAP selalu mengedepankan konsistensi dalam bekerja. Setiap divisi yang sama ataupun yang bersebrangan akan dapat bekerja dengan maksimal dan teratur.

  • Ketidakmungkinan Duplikasi Data

SAP menyimpan seluruh data di perusahaan dan tidak memungkinkan adanya duplikasi. Kerahasiaan perusahaan dapat terjamin dengan baik apabila menggunakan SAP.

Kekurangan SAP

Beberapa kekurangan SAP antara lain :

  • Relatif Mahal

Untuk menggunakan SAP, biaya yang diperlukan sebuah perusahaan cukup besar. Biaya pemeliharaan dan upgrade SAP juga dapat dikatakan cukup besar.

  • Memerlukan Sumber Daya Manusia Tinggi

SAP memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas untuk dapat bekerja dengan maksimal. Setiap perusahaan perlu melakukan pelatihan dan persiapan dana untuk mendapatkan kualitas SDM yang bagus.

  • Cukup Rumit untuk Digunakan

SAP cenderung kompleks dan memiliki banyak elemen. Untuk setiap orang yang belum terbiasa, penggunaan SAP akan terlihat cukup menyulitkan.

SAP dalam Lingkungan Bisnis Perusahaan

SAP merupakan salah satu bagian dari perusahaan. Setiap modul yang terintegrasi dalam SAP dapat mencetak perusahaan yang bersinergi dan berintegrasi dengan baik. Pengolahan data dalam perusahaan juga menjadi lebih mudah.

Fungsi SAP dalam perusahaan sudah tidak perlu diragukan lagi. Jika terjadi suatu perubahan di modul tertentu, secara otomatis modul lain juga akan ikut menyesuaikan. Hal ini akan membuat pengolahan data dan penerbitan laporan menjadi lebih akurat.

Pentingnya SAP untuk Keberlangsungan Perusahaan

SAP sangat penting di perusahaan untuk melakukan integrasi yang bersatu padu. SAP bussines one dapat memberikan real time processing. Hal ini akan membuat setiap proses bisnis menjadi lebih cepat dan nyata. Pastikan syarat yang diminta SAP sudah terpenuhi dengan baik sehingga penyesuaian data otomatis dapat berlangsung dengan lancar.

Selain itu, ada pula produk SAP gold partner yang dapat memberikan anda data transparan bagi setiap karyawan yang berkecimpung dalam data tersebut. Akses dan perubahan data dapat terdeteksi dengan baik. Kecurangan yang terjadi dalam perusahaan dapat terminimalisir dengan baik.

You may also like