Section Artikel
Apa itu Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau dalam bahasa Inggris yakni Human Resources Information System (HRIS) merupakan program komputer yang mengelola manajemen sumber daya manusia pada perusahaan guna mendukung DSS atau Decision Support System.
SISDM juga merupakan wujud perpaduan antara bidang teknologi informasi dan ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM). Perpaduan tersebut menjadi suatu disiplin utama dalam SISDM untuk mengaplikasikan aspek teknologi informasi ke dalam kegiatan MSDM.
Kegiatan yang dilakukan seperti menyusun sistem pemprosesan data sesuai dengan langkah yang terstandarisasi pada perencanaan sumber daya dalam suatu perusahaan. Selain menyusun data, kegiatan lain dalam MSDM adalah membuat perencanaan sesuai dengan yang terangkum dalam skema enterprise resource planning (ERP).
Keberadaan ERP bertujuan untuk menyatukan berbagai informasi yang telah terkumpul dari berbagai aplikasi yang berbeda ke dalam suatu sistem database yang sifatnya universal. Dengan menggunakan berbagai aplikasi maka akan mempermudah kegiatan human resources (HR) menjadi lebih efisien.
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat dijelaskan definisi sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) secara garis besar adalah sebuah sistem yang mengelola berbagai kegiatan yang saling berhubungan antara manajemen karyawan, human resources, kehadiran, akuntansi, hingga payroll.
Fungsi SISDM
Berikut beberapa fungsi yang dapat diimplementasikan dalam kegiatan sistem informasi sumber daya manusia (SISDM), antara lain:
- Sebagai pengaturan benefit setiap karyawan.
- Melakukan perhitungan reimbursement, payroll, dan lain-lain.
- Manajemen kehadiran online maupun offline, dan termasuk pengajuan cuti.
- Pelatihan selama periode kepegawaian guna meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan.
- Pencatatan informasi pekerjaan karyawan, seperti jumlah gaji, posisi dalam perusahaan, divisi, dan lain-lain.
- Perekrutan karyawan baru dalam perusahaan sesuai dengan prosedur pemerintah dan menentukan kebijakan yang sesuai.
- Manajemen database yang berkaitan dengan karyawan dan melakukan pemrosesan data tersebut guna memenuhi kebutuhan informasi.
- Pencatatan basis data informasi lengkap setiap karyawan yang ada pada perusahaan, seperti biodata, informasi kontak, status keluarga, dan lain-lain.
- Administrasi tunjangan pada karyawan yang telah dipekerjakan, serta dapat melakukan manajemen penghentian bagi karyawan yang akan pensiun.
Manfaat SISDM
Berikut beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan dalam menerapkan SISDM.
1. Efisiensi Waktu
Praktik sistem informasi sumber daya manusia akan memberikan keuntungan seperti mempermudah kegiatan pada administrasi human resources menjadi lebih efisien, mudah, dan cepat.
2. Database Terorganisir
Sistem informasi sumber daya manusia menjadi solusi untuk mengatasi penyimpanan tumpukan berkas-berkas informasi karyawan. Informasi dalam bentuk berkas dapat disimpan pada satu lokasi untuk mempermudah melakukan pembaharuan dan pelacakan.
3. Mempermudah Karyawan
Perusahaan yang memiliki sistem informasi sumber daya manusia yang baik maka akan memudahkan karyawan dalam mengurus keperluan administratif secara mandiri. Karyawan dapat melakukan request cuti, kehadiran, on boarding, sampai meminta slip gaji pada perusahaan.
4. Fokus Pada Strategi
Dengan sistem informasi sumber daya manusia maka tugas administratif dan operasional yang menjadi tanggung jawab HR sudah tidak lagi dikerjakan secara manual, hal tersebut akan memberikan kesempatan bagi HR untuk fokus pada strategi pengembangan perusahaan, seperti peningkatan produktivitas dan kepuasan karyawan.
Model SISDM
Model sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) dibedakan berdasarkan input dan output.
Model Input SISDM
Pada model input SISDM terdiri dari tiga subsistem, antara lain:
1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) akan menyajikan data akuntansi, baik keuangan maupun non-keuangan, bagi SISDM yang berisi gambaran lengkap dari sumber daya manusia.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia
Penelitian ini bertujuan untuk mengumpulkan sumber informasi melalui proyek khusus, seperti penelitian keluhan, analisis dan evaluasi jabatan, penelitian suksesi, dan lain sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini berfungsi untuk melakukan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang ada pada lingkungan perusahaan, seperti intelijen pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.
Model Output SISDM
Model output SISDM terdiri dari enam subsistem, antara lain:
1. Perencanaan Kerja
Subsistem perencanaan kerja adalah informasi yang diperlukan oleh pemimpin untuk merencanakan kebutuhan para karyawan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, seperti anggaran biaya tenaga kerja, perputaran tenaga kerja, dan perencanaan tenaga kerja.
2. Perekrutan
Subsistem perekrutan merupakan sekumpulan informasi yang diperlukan guna melakukan pengadaan tenaga kerja baik secara internal maupun eksternal yang meliputi informasi pasar tenaga kerja, analisis rekrutmen, perekrutan, dan penjadwalan interview.
3. Manajemen Angkatan Kerja
Subsistem manajemen angkatan kerja adalah sekumpulan informasi yang diperlukan guna mengelola sumber daya manusia dalam suatu perusahaan yang meliputi evaluasi keahlian, suksesi, kedisiplinan, karir, dan realokasi jabatan.
4. Tunjangan
Subsistem tunjangan adalah sekumpulan informasi pengupahan yang meliputi indikator penilaian dalam kehadiran, perhitungan upah, analisis kompensasi, serta perencanaan kompensasi.
5. Benefit
Subsistem benefit adalah informasi yang diperlukan untuk mengukur benefit yang akan diterima oleh karyawan. Benefit merupakan manfaat tambahan yang diberikan oleh karyawan seperti dana pensiun.
6. Pelapor Lingkungan
Subsistem pelapor lingkungan merupakan sekumpulan informasi yang berkaitan dengan keluhan, kecelakaan selama kerja, dan kesehatan karyawan selama berada di lingkungan kerja.
Kesimpulan SISDM
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) merupakan sebuah sistem yang dikelola melalui komputer yang dapat mengatur, menganalisis, dan mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif dan efisien, sehingga mendorong kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.
Aktivitas SISDM adalah menjalankan sistem administrasi sumber daya manusia pada suatu perusahaan mulai dari perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data informasi karyawan, serta pemberhentian administrasi tunjangan.
Dalam implementasi SISDM terdiri dari dua model yakni input dan output. Pada subsistem input meliputi sistem informasi akuntansi, penelitian, dan intelijen sumber daya manusia. Sedangkan pada subsistem output meliputi perencanaan kerja, perekrutan, manajemen angkatan kerja, tunjangan benefit, dan pelapor lingkungan.
