Knowledge Management System: Fungsi, Komponen, Siklus dan Contoh

Apa itu Knowledge Management System?

Knowledge Management System merupakan suatu sistem yang sangat bermanfaat bagi organisasi khususnya dalam mencapai tujuannya melalui:

• Identifikasi pengetahuan
• Penjabaran pengetahuan
• Pembangian pengetahuan
• Mempelajari kembali pengetahuan

Dengan adanya Knowledge Management System ini, pengetahuan terkait operasi bisnis organisasi akan dapat dipahami oleh semua pihak dalam organisasi tersebut. Perlu diketahui bahwa, penting bagi setiap pihak dalam organisasi untuk memahami bisnis organisasi agar operasional organisasi berjalan dengan lancar.

Ibaratnya tidak kenal maka tidak sayang, begitu pula dengan organisasi. Jika semua pihak di dalamnya tahu benar bisnis organisasinya, maka jelas ia akan

Komponen Knowledge Management System

Dalam Knowledge Management System sendiri ada beberapa komponen yang perlu diketahui, termasuk didantaranya :

• People

People atau orang merupakan komponen Knowledge Management System yang aktif saling berbagi pengetahuan untuk mengelola sistem organisasi dengan komitmen tinggi.

• Process

Process atau dapat diartikan juga sebagai proses ini merupakan komponen Knowledge Management System yang memastikan bahwa prinsip, strategi hingga praktik Knowledge Management System ini berjalan dengan selaras.

• Technology

Technology adalah komponen ketiga dari Knowledge Management System, di mana pengoperasiannya hanya dilakukan oleh orang orang yang memang ahli teknologi. Mengingat, komponen teknologi ini akan mencakup beberapa alat yang akan mendukung bisnis organisasi, mulai dari mempermudah komunikasi hingga kolaborasi.

Dengan adanya teknologi ini, fungsi fungsi yang ada pada perusahaan akan dapat berperan secara maksimal.

Manfaat Knowledge Management System

Manfaat dari Knowledge Management System ini antara lain:

• Menghemat Biaya dan Waktu

Knowledge Management System umumnya membagikan sumber pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi, sehingga tidak perlu tambahan biaya untuk memanfaatkannya. Sementara biaya yang ada bisa digunakan untuk keperluan lain perusahaan.

Bahkan, penerapan Knowledge Management System ini juga dinilai tidak terlalu membutuhkan waktu yang banyak. Sehingga tidak akan memperlambat operasional bisnis organisasi.

• Meningkatkan Aset Pengetahuan

Penerapan Knowledge Management System sangat bermanfaat khususnya dapat meningkatkan pengetahuan dari orang orang dalam organisasinya.

Mengingat, semakin besar pengetahuan yang dipelajari dan disebarkan maka semakin banyak dan meningkat pengetahuan orang orang dalam organisasinya. Dan tentu ini akan menjadi aset yang sangat berharga bagi organisasi ke depannya.

• Meningkatkan Kemampuan Adaptasi Organisasi

Knowledge Management System dengan pengetahuannya akan membuat organisasi lebih siap menghadapi tantangan apapun yang akan mengancam nantinya. Mengingat, Knowledge Management System dapat meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi.

• Meningkatkan Produktivitas

Knowledge Management System tidak hanya meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi, melainkan juga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Pasalnya, pengetahuan yang dibagikan melalui Knowledge Management System dapat terus digunakan untuk mengembangkan produk produk baru lainnya.

Atau, pengetahuan masa lalu tentang produk dapat juga menjadi acuan untuk mengestimasi dan menjadi bahan evaluasi produksi dengan lebih baik lagi kedepan.

Siklus Knowledge Management System

Siklus Knowledge Management System menurut penelitian dari Max Evans dan Natasha Ali yang berjudul “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” antara lain :

• Identifikasi

Dalam siklus Knowledge Management System, ada namanya identifikasi, di mana dalam tahap ini fokus utamanya yaitu mencari dan mengumpulkan bukti pengetahuan baik secara fisik maupun implisit maupun eksplisit. Adapun bukti tersebut mencakup sebagai berikut:

1. Bukti fisik diperoleh dari dokumen fisik maupun elektronik
2. Bukti implisit maupun eksplisit diperoleh dari brainstorming dan analisis asesmen aset sesuai aturan yang berlaku

• Pembuatan

Tahap kedua dalam siklus Knowledge Management System yaitu pembuatan atau create. Artinya, pada tahap ini pengetahuan yang telah dikumpulkan pada tahap identifikasi sebelumnya akan mulai diproses menjadi pengetahuan baru.

Pada pembuatan pengetahuan baru ini umumnya hanya menyesuaikan pengetahuan yang lama dengan kebutuhan organisasi. Jadi, jika pengetahuan lama masih ada kurangnya, maka pada tahap ini, pengetahuan baru dibuat untuk menutupi kekurangan pengetahuan lama.

Pada tahap pembuatan ini ada beberapa contohnya, termasuk :

1. Analisis alur kerja dan informasi
2. Pemetaan proses
3. Pembuatan prototype

Adapun dalam pelaksanannya tentu akan mengikuti aturan dari organisasi yang bersangkutan, sebagaimana tahap identifikasi pengetahuan sebelumnya.

• Penyimpanan

Tahap ketiga dalam siklus Knowledge Management System dikenal dengan istilah Store atau penyimpanan. Pada tahap ini pengetahuan yang memiliki nilai berharga dan penting bagi perusahaan akan benar benar disimpan sebagai aset yang tidak boleh bocor ke kompetitor.

Penyimpanannya pun tidak boleh sembarangan, karena sebagai aset penting, tentu harus disimpan secara terstruktur sehingga dapat dibagikan kepada orang orang di dalam organisasi untuk dimanfaatkan nantinya.

• Pembagian

Tahap keempat dalam siklus Knowledge Management System yaitu share atau pembagian. Setelah pengetahuan penting disimpan sebagai aset organisasi, selanjutnya pada tahap ini pengetahuan tersebut akan dibagikan kepada orang orang yang ada di organisasi.

Biasanya dalam membagikan atau menyebarluaskan pengetahuan ini masing masing organisasi akan memiliki caranya sendiri. Media media tertentu mungkin akan digunakan untuk menyalurkan pengetahuan secara lebih efektif dan efisien hingga mencapai semua orang di organisasi, tanpa terkecuali.

• Penggunaan

Tahap selanjutnya dalam Knowledge Management System yaitu used atau penggunaan. Setelah pengetahuan telah dibagikan dan disalurkan kepada orang orang dalam organisasi, tahap selanjutnya yaitu menggunakan pengetahuan itu untuk kepentingan organisasi.

Pengetahuan dapat digunakan untuk :

1. Membuat keputusan
2. Memecahkan masalah organisasi
3. Mengembangkan inovasi produk organisasi
4. Meningkatkan efisiensi pekerjaan

Pada tahap penggunaan ini, bantuan ahli mungkin dibutuhkan agar pengetahuan dapat digunakan dengan lebih efektif dan efisien.

• Pembelajaran

Learn atau pembelajaran adalah tahap selanjutnya dari siklus Knowledge Management System. Pada tahap pembelajaran ini, pengetahuan akan dijadikan sebagai pembelajaran bagi orang orang dalam organisasi untuk menyempurnakan pengetahuan yang ada.

Dalam tahap ini, pemahaman kontekstual akan menjadi pengalaman yang berharga bagi orang orang dalam organisasi kedepannya. Untuk itu, dalam tahap ini mungkin akan meliputi beberapa tindakan pada pengetahuan yang sudah ada, seperti :

1. Menghubungkan
2. Mengintergrasikan
3. Menggabungkan
4. Menginternalisasikan

Pada tindakan tindakan tersebut, suatu pengetahuan akan ditentukan kebermanfaatannya. Jika setelah melalui tindakan tindakan tersebut pengetahuan dinilai bermanfaat, maka akan diambil tindakan lanjutan berupa penyempurnaan pengetahuan.

• Improvisasi

Tahap terakhir dari siklus Knowledge Management System yaitu improve atau improvisasi yang merupakan tahapan di mana aset pengetahuan akan direferensikan agar lebih bermanfaat untuk digunakan di masa mendatang. Proses transfer maupun pengarsipan umumnya dilakukan pada tahap ini.

Piramida Kognitif Knowledge Management System

Piramida Knowledge Management System ini adalah ilustrasi dari pengubahan informasi hingga menjadi pengetahuan yang dapat dijadikan dasar dalam mementukan keputusan. Berikut merupakan beberapa bagian dari piramida Knowledge Management System yang perlu diketahui:

• Data

Bagian paling dasar dari piramida Knowledge Management System yaitu data. Mengingat, data ini merupakan kumpulan bahan mentah sepeti kata, angka, tabel maupun kode hingga basis data yang masih belum bisa digunakan.

• Informasi

Naik di atas bagian data, ada bagian yang disebut informasi. Pada bagian piramida Knowledge Management System ini, yang dimaksud informasi adalah ide, gagasan, konsep hingga pertanyaan yang dihasilkan dari data mentah sebelumnya.

• Pengetahuan

Di atas dari informasi, ada bagian piramida Knowledge Management System yang disebut dengan pengetahuan. Dalam hal ini, pengetahuan diartikan sebagai kumpulan informasi yang akan diorganisir dan dipahami.

Contoh pengetahuan ini mungkin akan berupa beberapa hal seperti, teori, fakta hingga kerangka kerja organisasi.

• Kebijakan

Di atas pengetahuan, ada bagian piramida Knowledge Management System yang disebut dengan kebijakan. Pada tingkatan ini, pengetahuan sudah dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan organisasi.

Model Knowledge Management System

Berikut ini merupakan beberapa model dimensi Knowledge Management System, atau biasa disebut juga sebagai Model Dimensi Pengetahuan SECI :

• Socialization

Socialization merupakan satu dari empat dimensi Knowledge Management System, di mana umumnya socialization ini terbentuk dari kegiatan pembangian pengetahuan secara langsung.

Artinya, transfer pengetahuan yang dilakukan satu orang pegawai ke orang lainnya dalam organisasi akan memicu sosialisasi antar pegawai tersebut.

• Externalization

Jika socialization masih dalam bentuk tacit, Externalization adalah bentuk explicitnya. Pada model dimensi ini pengetahuan tidak disebarkan secara langsung melainkan disebarkan melalui media atau saluran tertentu.

• Combination

Combination merupakan model dimensi di mana pengetahuan explicit akan dikumpulkan dalam satu media secara sistematis khususnya untuk pengetahuan yang baru.

• Internalization

Internalization merupakan kembalinya bentuk explicit menjadi tacit yaitu suatu proses di mana pengetahuan baru akan dibentuk dalam diri seseorang.

Contoh Knowledge Management System

Contoh contoh dari Knowledge Management System antara lain :

• SurveyMoney

SurveyMoney merupakan contoh Knowledge Management System yang dapat digunakan untuk mencari data pengetahuan menggunakan kata kunci tertentu.

• Canva

Contoh lain dari Knowledge Management System yaitu Canva, di mana basis pengetahuannya benar benar mudah sekali untuk dinavigasi.

• Optimizely

Optimizely adalah contoh Knowledge Management System yang basis pengetahuannya melingkupi beberapa fitur seperti:

1. Akademi  
2. Forum komunitas
3. Sertifikasi
4. Dokumentasi pengembang

• Microsoft

Microsoft juga termasuk salah satu contoh Knowledge Management System, di mana basis pengetahuannya umumnya telah disusun dalam beberapa bentuk, termasuk video hingga pelatihan.

• Google Analytics

Contoh Knowledge Management System yang bahkan memiliki mesin terlusur basis pengetahuan yang sesuai prediktifnya sendiri yaitu Google Analytics.

• Evernote

Evernote adalah contoh Knowledge Management System yang basis pengetahuannya meliputi :

1. Sumber daya bermanfaat
2. Petunjuk jelas dalam mengubungi organisasi

 Aplikasi Knowledge Management System

Aplikasi Knowledge Management System antara lain:

• eXo

eXo adalah contoh aplikasi Knowledge Management System yang memiliki banyak kelebihan, seperti:

1. Kolaborasi dokumen (kontrol versi dan izin akses)
2. Kalender apps
3. Fitur obrolan
4. Dapat menyesuaikan manajemen tugas dan alur kerja
5. CMS
6. Portal dan internet yang aman

• Slack

Slack merupakan contoh Knowledge Management System yang memiliki kelebihan :

1. Menyediakan versi gratis
2. Sebagai software manajemen pengetahuan
3. Fitur kolaborasi sosial dan obrolan
4. Kapasitas besar (10.000 pesan dan 5GB file per tim)
5. Menyediakan aplikasi untuk iOS, Android, Mac & Windows

• Google Drive

Google drive adalah contoh Knowledge Management System yang dapat membuat basis pengetahuan sehingga folder tertentu mungkin dapat diakses oleh publik (jika memang pengguna memberikan izin). Keamanannya juga sudah tidak perlu diragukan lagi.

Sebagaimana telah diketahui Google drive ini sudah memiliki aplikasi mobile baik untuk untuk iOS, Android, Mac maupun Windows. Fitur kalender terintegrasi juga tersedia.