SAP ERP Solutions telah berfungsi sebagai solusi untuk manajemen dan pemrosesan data di perusahaan selama bertahun-tahun dan beberapa tahun terakhir telah kita saksikan bagaimana tren ini telah meningkat dengan sangat signifikan.
Dalam sebuah perusahaan terdiri dari berbagai proses termasuk manajemen SDM, manajemen keuangan, manajemen penjualan, manajemen admin, manajemen penggajian dan lain sebagainya. Sangat penting untuk melacak database dari setiap proses di level enterprise. Untuk memenuhi persyaratan ini, SAP mengembangkan berbagai solusi perangkat lunak yang melayani berbagai tujuan.
Sistem SAP ERP awalnya dikembangkan dengan fokus pada manajemen persediaan namun seiring berjalannya waktu secara bertahap memperluas dan membangun solusi di berbagai proses untuk mengatasi beragam persyaratan manajemen data dalam organisasi.
SAP HCM, SAP FICO, SAP SD dan banyak lagi adalah beberapa modul SAP yang paling populer digunakan untuk manajemen sumber daya manusia, akuntansi keuangan dan pengendalian dan penjualan dan distribusi masing-masing.
Modul SAP dirancang untuk mengintegrasikan beragam data eksternal dan internal perusahaan dalam satu sistem terpadu. Ada berbagai departemen seperti keuangan, SDM, penjualan, manufaktur dan lain-lain. SAP menyediakan modul untuk mengelola data dan proses ini pada level proses dan juga di level enterprise. Dalam artikel ini akan dibahas mengenai salah satu sub modul SAP yaitu SAP Time Management.
Section Artikel
Apa itu SAP Time Management ?
SAP Time Management adalah modul yang secara struktur di bawah SAP Human Capital Management (HCM). SAP Time Management banyak digunakan oleh departemen sumber daya manusia dan admin di perusahaan untuk pelacakan dan manajemen waktu yang lebih baik di seluruh departemen.
Pencatatan waktu adalah salah satu persyaratan penting bagi setiap organisasi karena seiring dengan pekerjaan maka jumlah waktu yang diinvestasikan juga penting. Sebagai contoh: Karyawan X menyelesaikan proyek, dengan kualitas standar dalam 1 minggu sedangkan Karyawan Y menyelesaikan proyek yang sama dengan kualitas standar dalam 5 hari. Oleh karena itu, Y berkinerja lebih baik dalam proyek itu.
Contoh lain dapat dilihat dari detail waktu masuk dan waktu keluar. Jika tidak ada sistem perekaman waktu untuk karyawan, mungkin ada berbagai contoh di mana orang mungkin mengambil keuntungan dari hal pembagian waktu kerja. Sebagian besar perusahaan mengelola jadwal kerja 8-9 jam per hari untuk karyawan dan mengikuti aturan tersebut adalah wajib untuk semua karyawan.
Sistem perekaman dan pelacakan yang diberlakukan dapat membantu kita mencatat waktu untuk karyawan berdasarkan tugas terkait lainnya seperti kompensasi, penggajian, insentif, over time, dan lain-lain. Mari kita lihat selanjutnya beberapa fitur yang tersedia di modul SAP Time Management.
Fitur SAP Time Management
Berikut adalah beberapa fitur utama yang terdapat di SAP Time Management yaitu :
- Monitoring Biaya
- Memproses progress dokumen
- Memproses Faktur
- Merecord Layanan Karyawan Eksternal
- Mengonfirmasi Service Management Order
- Memaintain Planning dan Progres
- Mengumpulkan Data Plan dan Sheet
Ini adalah beberapa fitur terpenting dari modul SAP Time Management. Karena dengan mengelola waktu yang diinvestasikan oleh karyawan pada proyek tertentu, maka kita dapat memantau human cost dan status laba atau rugi bagi organisasi. Kedua, dengan melacak progress dari sebuah proses melalui sistem terpadu maka semua stakeholder dapat mengetahui status proyek yang sedang dikerjakan.
SAP Time Management dapat meningkatkan proses faktur dengan melacak status pengiriman, proses, dan penyelesaian faktur. Sistem ini juga membantu organisasi untuk melacak waktu dan layanan yang diinvestasikan dari karyawan eksternal.
System ini juga memungkinkan untuk melacak rentang waktu dalam mengelola service order yang akan diselesaikan. Selanjutnya, system ini juga mampu mengekstrak data yang dapat digunakan untuk memaintain perencanaan dan proses proyek serta melaporkan bagaiman proses proyek yang sedang dikerjakan. Dengan demikian, SAP Time Management membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dalam menangani beberapa tugas di berbagai proyek.
Kelebihan SAP Time Management
Berikut adalah beberapa kelebihan dari SAP Time Management yaitu :
- Fokus pada karyawan dan tugas
- Fokus pada pengguna dan tugas
- Recording waktu yang efektif di seluruh proses
- Mencatat insentif, kompensasi, persyaratan penilaian dan lainsebagainya
- Melacak setiap perubahan dalam proyek
- Memperbarui laporan regular
- Menyederhanakan analisis dan pelaporan
- Melacak kinerja karyawan dan proyek
Ini adalah beberapa manfaat yang paling utama dari SAP Time Management. Manfaat ini membantu suatu organisasi, terutama departemen sumber daya manusia untuk menangani dan mengelola proses kerja dan karyawan dengan cara yang terstruktur.
Ada beberapa kelemahan dari SAP Time Management seperti biaya penggunaan aplikasi yang mahal bagi pelaku usaha kecil dan menengah, kustomisasi bisa rumit bagi bisnis yang memiliki banyak departemen dan mungkin berakhir dengan investasi ekstra untuk kustomisasi aplikasi tersebut.
Untuk mengatasi kerugian ini, para profesional harus dilatih dengan baik dalam menangani sistem SAP. Oleh karena itu, pelatihan SAP secara luas disarankan oleh para ahli kepada para profesional untuk mengelola sistem SAP agar pengelolaan data dan manajemen kerja menjadi lebih baik bagi perusahaan.
