Faximile menjadi alat komunikasi untuk personal dan bisnis. Ada beberapa hal yang tidak dapat dikirim melalui email atau terlalu beresiko jika dikirimkan melalui email. Kemajuan teknologi tidak menghilangkan peran faximile dan masih digunakan sebagian orang.
Section Artikel
Pengertian Faximile
Faximile adalah perangkat yang digunakan untuk mengirim dokumen secara elektronik melalui jaringan telepon. Faximile juga disebut dengan telecopying karena merupakan transmisi dari scanned-in printer berupa teks atau gambar yang biasanya ditujukan ke nomor telepon yang terkait dengan printer atau perangkat lainnya.
Saat ini mesin fax sudah menjadi device multifungsi yang dilengkapi fitur dan print, scan dan copy. Selain itu saat ini sudah banyak faks online atau server faks. Sistem berbasis internet dapat memfasilitasi transmisi fax tetapi tidak memerlukan pengguna akhir untuk memiliki mesin fax.
Meski demikian maksimal masih digunakan untuk mengirim dokumen dengan informasi sensitif seperti keuangan, laporan kesehatan, legal, dan pada sektor manufaktur. Mesin faximile mengirimkan dokumen yang sama persis seperti data aslinya dengan bantuan pemindaian yang terdapat pada mesin fax.
Jenis Faximile
Faximile memiliki beberapa beberapa jenis. Berikut jenis-jenis faximile:
1. Thermal Paper Fax
Thermal paper fax merupakan mesin fax yang menggunakan gulungan kertas atau wallpaper. Jenis mesin ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang tidak terlalu banyak.
2. Plain Paper Fax
Mesin fax ini dapat digunakan untuk pekerjaan ringan atau tidak terlalu banyak. Kertas yang digunakan adalah kertas paper atau A4, legal dan letter. Perlengkapan yang dibutuhkan berupa cartridge atau ribbon film.
3. Laser Fax
Mesin fax jenis ini dapat digunakan untuk banyak pekerjaan atau kebutuhan karena telah dilengkapi dengan fasilitas scanner dan printer.
Fungsi Faximile
Mesin faximile memiliki banyak fungsi untuk mendukung kebutuhan personal dan bisnis. Berikut fungsi faximile:
1.Mengirim dokumen
Faximile dimanfaatkan untuk mengirim dokumen yang sama persis dengan dokumen aslinya. Faximile juga sering digunakan untuk mengirim dokumen yang bermuatan sensitif atau sangat rahasia seperti laporan keuangan medical check up dan surat legal.
Surat elektronik atau email kurang efektif bagi sebagian orang dan instansi untuk mengirimkan beberapa jenis dokumen. Mengirimkan dokumen melalui maksimal tentu lebih efektif daripada menggunakan jasa pengiriman pos.
2. Menerima Dokumen
Faximile bekerja dengan jalur atau nomor telepon sehingga ada pihak penerima yang dituju oleh pengirim dokumen. Sebagian orang dan instansi memanfaatkan faximile untuk menerima dokumen cetak. Proses menerima dokumen cetak LB cepat sesaat sesudah dokumen tersebut dikirimkan.
Cara Kerja Faximile
Pada awal mula penggunaan faximile, mesin teks dioperasikan melalui jalur telepon yang mentransmisikan teks atau gambar menggunakan kode seperti morse. Ketika mengirimkan data, mesin fax memindai dan membaca kode dokumen terlebih dahulu sebelum mentransmisikannya kepada mesin penerima.
Pengiriman dokumen harus tersedia dua perangkat yang memungkinkan menggunakan jaringan telepon. Ketika koneksi telah tersedia maka proses transmisi data akan terjadi. Mesin faximile menerima dan membaca kode data yang dikirim kemudian membuat dan mencetak salinan dokumen yang dikirim.
Dokumen asli dipindai dengan mesin fax, yang menangkap teks atau gambar sebagai gambar grafik tetap kemudian mengubahnya menjadi bitmap. Informasi ditransmisikan sebagai sinyal listrik melalui sistem telepon. Mesin faximile penerima mengubah kembali gambar berkode dan mencetak salinan kertas dari dokumen tersebut.
Kelebihan Faximile
Terdapat beberapa kelebihan dari mesin fax sehingga masih banyak digunakan meski telah ditemukan alat atau perangkat pengirim dokumen lainnya. Berikut kelebihan faximile:
1. Kecepatan
Mengirim dokumen melalui dapat dengan cepat diterima hanya dalam hitungan detik. Hal ini harus didukung mesin fax yang berfungsi dengan baik dan tidak ada masalah pada jaringan telepon.
2. Biaya Murah
Mengirimkan dokumen dengan mesin faximile lebih efisien dalam hal biaya khususnya jika dibandingkan dengan mengirimkan melalui pos atau jasa kurir.
3. Bebas Malware
Tidak seperti mengirimkan dokumen melalui email yang berpotensi menyebabkan malware, faksimile lebih aman. Mesin fax tidak memiliki virus atau potensial untuk program dari sebuah komputer. Mengirimkan dokumen dengan faksimil hanya membutuhkan nomor yang tepat maka dijamin dokumen terkirim secara langsung.
4. Instalasi Mudah
Instalasi kata pemasangan mesin maksimal tergolong mudah dan tidak perlu mendatangkan teknisi. Penggunaan mesin fax pun mudah dan mungkin hanya perlu dipelajari beberapa kali.
5. Keamanan Dokumen
Mengirimkan dokumen melalui email memiliki potensi diretas dan diintervensi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Sedangkan faximile secara langsung dapat diterima oleh nomor tujuan.
6. Legalitas
Faximile memungkinkan seseorang untuk mengirim data asli seperti tulisan tangan atau tanda tangan. Seperti untuk kebutuhan legal diharuskan menggunakan data atau dokumen asli.
Kekurangan Faximile
terdapat kekurangan dari mesin faksimile terlebih karena kemajuan teknologi. Berikut kekurangan faximile:
1. Kerusakan data
Perangkat atau mesin fax baik yang mengirim ataupun yang menerima harus dalam kondisi berfungsi dan baik. Jika salah satu mesin tidak berfungsi maka dokumen yang dikirimkan akan rusak bahkan gagal dikirim dan gagal diterima. Sehingga harus mengulang mengirimkan dokumen atau menggunakan mesin faksimile yang lain.
2. Diperlukan Pemeliharaan Mesin
Agar dapat menerima dan mengirim dokumen tanpa terjadi kerusakan, diperlukan proses pemeliharaan terhadap perangkat atau mesin fax secara berkala. Hal ini tentu membutuhkan waktu dan biaya untuk memeriksa komponen dari mesin fax.
3. Kualitas
Kualitas transmisi mesin fax lebih rendah dari perangkat print biasa. Dokumen yang dikirimkan mungkin akan diterima dengan kualitas yang rendah oleh penerima.
4. Harus Memiliki Sambungan Nomor Telepon Rumah
Untuk menggunakan mesin fax diperlukan jaringan nomor telepon rumah. Jika jaringan sistem telepon mati maka pengiriman dan proses menerima fax email akan terganggu.
