Email merupakan media pengiriman file yang sering digunakan saat ini. Khususnya untuk para mahasiswa, pebisnis dan para pekerja. Hal tersebut tidak terlepas dari perkembangan jaringan komputer dan juga internet saat ini.
Meskipun penggunaan email cukup praktis, namun beberapa kendala sering terjadi ketika menggunakan fasilitas email ini. Salah satu contoh kendala yang sering terjadi pada pengguna adalah email tidak valid. Beberapa penyebab email tidak valid adalah sebagai berikut.
Section Artikel
1. Alamat email yang dituju salah
Penyebab pertama yang sering terjadi adalah kesalahan dalam penulisan alamat email yang dituju. Kesalahan ini cukup sering dialami oleh siapapun khususnya bagi penulisan alamat email yang cukup rumit. Hal pertama yang akan muncul ketika salah dalam penulisan alamat email adalah “Email tidak ada atau email non-existent”.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda harus melakukan pengecekan alamat email dengan benar. Periksalah seteiap huruf maupun angka yang digunakan pada alamat email tersebut. Salah menuliskan satu huruf atau angka saja, maka pesan yang kita kirim tidak dapat terkirim.
Jika memang tidak ada kesalahan dalam penulisan alamat emailnya, sebaiknya hubungi orang yang bersangkutan agar dapat menjelaskan apakah alamat email yang dikasih sudah benar atau ada kesalahan penulisan.
2. Kapasitas Inbox sudah penuh
Kemungkinan yang kedua adalah kapasitas inbox pada email penerima sudah penuh. Perlu diketahui bahwa setiap platform email memiliki batasan jumlah email yang masuk. Hal itu dilakukan untuk menjaga kestabilan memori pada platform email tersebut. Kapasitas inbox yang penuh juga membuat email lainnya tidak dapat masuk. Hal itulah yang membuat email dianggap tidak valid.
Untuk itu, sebaiknya Anda beritahukan penerima untuk segera memeriksa emailnya. Sebab mungkin saja penerima jarang membersihkan folder inbox yang membuat dia tidak menyadari jika ada email masuk atau tidak.
3. Kapasitas email terlalu besar
Salah satu fungsi email adalah dapat mengirimkan file dalam bentuk pesan dengan mudah. File yang bisa dikirim bisa bermacam-macam. Mulai dari file gambar, audio, video, dan lain-lain.
Akan tetapi, untuk dapat mengirimkan pesan dengan file, perlu dipahami bahwa kapasitas yang kita kirim dapat memberatkan email penerima. Jika kita mengirimkan email dengan kapasitas yang terlalu besar, maka bisa jadi email penerima justru menolaknya dan akan dianggap email tidka valid.
Cobalah untuk melakukan kompres file yang sekiranya terlalu besar. Jika memang harus mengirim file yang kapasitanya cukup besar, Anda bisa manfaatkan Google Drive. Simpan saja file-nya pada Google Drive dan Anda tinggal kiriman link filenya saja.
Pastikan Anda juga memberikan izin pada penerima agar dapat mengunduh file tersebut. Jika masih bingung dengan cara kerjanya, Anda bisa coba pelajari cara share link file dengan Google Drive ke semua orang tanpa invite email di berbagai sumber.
4. Masalah pada server
Masalah teknis juga bisa terjadi pada email. Contohnya saja seperti ada kalimat “File tidak dapat terkirim atau terjadi undeliverable”.
Hal tersebut menunjukan bahwa server email pada penerima tidak dapat digunakan dalam beberapa waktu ke depan. Server yang tidak dapat ditemukan bisa terjadi karena server mengalami masalah atau sedang dalam pemeliharaan.
Untuk itu, sebaiknya Anda tunggu saja dalam beberapa waktu. Jika kondisinya sedang mendesak, Anda bisa hubungi penerima dan bisa dicari solusi terbaiknya.
5. Ditolak oleh sistem
Untuk jenis email tertentu, pesan dapat ditolak oleh sistem secara otomatis. Hal semacam ini cukup sering terjadi pada jenis email perusahaan. secara umum, pesan yang masuk pada email perusahaan akan ditolak oleh sistem yang telah disetting sebelumnya oleh operator.
Hal tersebut dilakukan untuk mencegah masuknya psan email yang mengandung spam atau pun pembawa virus.
Jika sudah begibi, sebaiknya Anda hubungi penerima untuk mematikan sementara sistem pada email tersebut atau menggunakan alamat email lainnya.
6. Alamat email sudah tidak aktif
Alasan lainnya adalah alamat email yang digunakan sudah tidak aktif. Secara umum, ada peraturan yang meneybutkan jika email yang digunakan tidak pernah digunakan selama lebih dari 6 bulan berturut-turut, maka email tersebut akan dinonaktifkan oleh sistem.
Hal ini umumnya berlaku pada platform email selain Google. Untuk Google, tidak dikenal dengan akun kadaluarsa.
Selama akun Google tersebut tidak melanggar peraturan dari Google, maka email dapat digunakan kapanpun meskipun pemiliknya tidak pernah login.
Itulah 6 penyebab email tidak valid yang sering terjadi. Dari penjelasan di atas, kita bisa tarik simpulan jika beberapa penyebab email mengalami tidak valid bisa terjadi karena banyak faktor. Mulai dari kesalahan teknis maupun kesalahan nonteknis.
Anda bisa pelajari berbagai informasi lainnya seperti macam-macam email client yang sering digunakan banyak orang, kelebihan dan kekurangan email berbasis web, dan berbagai hal lainnya. Semoga bisa memberikan manfaat.
