Microsoft Power Point adalah salah satu dari berbagai macam-macam software presentasi yang dapat menjadi alat bantu ketika masyarakat saat ini melakukan presentasi, baik ketika rapat, ataupun tugas kelompok di sekolah. Fungsi software presentasi ini adalah untuk menampilkan beberapa poin penting dalam materi yang dibawakan dalam presentasi lisan.
Salah satu kelebihan Microsoft Power Point ketimbang software presentasi lain adalah kemudahan penggunaannya. Sehingga, software ini sering digunakan oleh masyarakat saat ini ketika hendak melakukan presentasi.
Presentasi Power Point sering ditampilkan ke proyektor atau display. Tetapi, terkadang Anda mungkin membutuhkan membuat salinan cetak untuk orang-orang yang menyimak presentasi Anda. Anda juga bisa saja membutuhkan salinan presentasi yang memuat beberapa catatan pelengkap dari slide yang ditampilkan. Salinan fisik presentasi Anda bisa menjadi salah satu poin yang bagus dari presentasi anda untuk referensi.
Mungkin Anda bertanya, mengapa Anda harus mencetak slide Power Point? Berikut adalah beberapa alasan yang harus Anda pertimbangkan untuk mencetak slide Power Point Anda:
- Dengan mencetak slide presentasi, Anda dapat terbantu untuk menemukan error atau typo (kesalahan penulisan) dalam presentasi anda.
- Ada suatu saat dimana penonton presentasi Anda hendak mengetahui materi setelah presentasi, atau untuk meninjau materi presentasi terlebih dulu.
- Mungkin Anda tidak akan menggunakan sama sekali Power Point untuk berbagi presentasi di layar, dan Anda lebih memilih memakainya sebagai alat untuk merancang handout atau poster.
Dalam artikel kali ini, kami akan memberikan informasi seputar cara mencetak Power Point. Baiklah, berikut ini informasinya untuk Anda:
Dasar-dasar Printing
Sebelum Anda mulai bekerja dengan banyak format cetak, Anda harus mempelajari pilihan dasar yang harus Anda atur sebelum mencetak presentasi apa pun. Untuk memulai langkah ini, pilih File > Print pada menu bar Microsoft Power Point
1. Memilih Printer
Pastinya, Anda harus memilih printer yang akan digunakan untuk mencetak presentasi Anda. Jika anda bekerja di lingkungan kantor dengan banyak printer yang terhubung melalui jaringan komputer, periksa kembali pengaturan ini untuk memastikan bahwa berkas presentasi Anda tidak akan mendarat di meja rekan kerja Anda di kantor.
Cara memilih printer untuk mencetak presentasi adalah, klik pada dropdown di bawah Printer untuk memilih printer yang telah Anda instal pada komputer atau laptop Anda. Untuk mempermudah Anda, pilih printer default yang sudah diatur sebelumnya oleh sistem operasi pada komputer atau laptop Anda. Untuk mengetahui printer default, Anda cek di Control Panel pada OS Windows atau System Preferences pada Mac.
Selain menggunakan printer fisik, Anda juga bisa memilih printer virtual, agar hasil cetakan presentasi Anda bisa tersedia dalam format digital. Salah satu printer virtual yang bisa Anda gunakan adalah Microsoft One Note, yang biasanya sudah terinstal berbarengan dengan paket Microsoft Office. Jika Anda belum memilikinya, Anda bisa menyimak beberapa cara install Microsoft Office yang ada di website ini.
2. Pilih Halaman untuk Dicetak
Anda bisa saja hendak mencetak beberapa slide saja dalam presentasi Anda. Untungnya, Anda bisa melakukannya karena Power Point mempermudah pemilihan halaman yang akan dicetak.
Agar Anda bisa memilih slide mana yang akan dicetak, klik dropdown di bawah Settings. Defaultnya adalah “Print All Slides”, namun ada beberapa pilihan lain. Jika Anda memilih “Custom Range”, akan muncul kotak di mana Anda bisa memilih nomor slide yang hendak dicetak. Masukkan nomor slide pertama yang ingin Anda cetak dan slide terakhir yang ingin Anda cetak dengan tanda hubung di antaranya. Contoh penulisannya “3-10”, dimana sistem akan mencetak slide ketiga sampai kesepuluh. Bisa juga ditulis dengan “3, 5, 9”, dimana sistem akan mencetak slide ketiga, kelima, dan kesembilan. Sedangkan jika Anda memilih “Print Current Slide”, Anda hanya mencetak slide yang ditampilkan pada layar.
3. Pilih Orientasi Kertas dan Pengaturan Warna
Maksud dari orientasi pada kertas adalah arah konten anda pada kertas yang akan dipakai untuk mencetak slide. Anda dapat memilih orientasi Portrait atau Landscape. Portrait menandakan kertas lebih tinggi daripada lebar, sedangkan landscape menandakan ukuran kertas yang melebar.
Lalu, pastikan untuk memeriksa kembali pengaturan warna anda. Apakah slide Power Point Anda hendak dicetak dengan warna hitam putih, atau berwarna? Setelah anda menetapkan pilihan tersebut, Anda dapat beralih ke pengaturan lain untuk bagaimana slide tercetak anda akan terlihat di kertas. Mari mulai dari dasar-dasarnya untuk belajar mencetak dalam berbagai format.
- Full Page Slides
Format ini pada dasarnya adalah format tampilan yang sama dengan tampilan standar Power Point, dimana Anda cukup cetak setiap slide pada halamannya. Terkadang, melihat slide dari komputer Anda dapat membantu Anda untuk menangkap kesalahan atau memikirkan kembali konten dari presentasi. Namun, pilihan format ini menggunakan kertas dan tinta paling banyak ketimbang format lainnya. Jadi, pikirkan dahalu sebelum memilih format ini.
- Handout
Dengan format ini, Anda bisa menghemat kertas dan tinta. Karena, presentasi diprint dalam bentuk Handout, yang mencakup beberapa slide pada halaman yang sama dan tersedia bagian kosong untuk menulis note atau catatan. Selain itu, dengan menggunakan handout untuk salinan referensi dalam presentasi, Anda bisa meninjau presentasi PowerPoint Anda dan terhindar dari adanya kesalahan ketik atau salah pengejaaan dalam kalimat-kalimat yang disampaikan pada presentasi.
Saat Anda memilih format ini, Anda dapat memilih berapa banyak slide yang ditampilkan dalam satu halaman kertas. Pastikan tulisan-tulisan pada slide terbaca saat Anda memilih format ini.
- Note Pages
Format ini bisa Anda gunakan jika Anda menggunakan fitur Speaker Notes untuk menambahkan reminder (pengingat) tentang apa yang harus Anda katakan. Speaker Notes ini biasanya terdapat pada bagian bawah dari slide Power Point yang Anda buat.
Bagaimana cara mencetak Power Point pada kertas?
Sekarang kami akan beritahukan cara mencetak Power Point pada kertas. Berikut ini cara-caranya:
- Pilih File > Print, atau tekan Ctrl + P pada keyboard.
- Pada jendela Print, atur dasar-dasar pengaturan berdasarkan petunjuk yang telah dijelaskan di atas.
- Jika ingin melihat file sementara sebelum diprint, klik Print Preview.
- Jika sudah OK, klik Print.
Bagaimana untuk mencetak sebagai PDF?
Nah, setelah Anda mengetahui dasar-dasar mencetak power point, ada salah satu pertanyaan yang paling populer untuk mencetak dan “hampir mencetak” presentasi, yaitu bagaimana cara mencetak presentasi dalam bentuk PDF? Beruntung, karena salah satu kelebihan dan kekurangan Power Point adalah dapat mencetak slide presentasi ke dalam format PDF.
Mengapa harus dicetak ke PDF? Biasanya hal ini dilakukan agar pengguna bisa mencetak kembali berkas PDF dari slide Power Point jika printer yang dimilikinya mengalami masalah. Karena, belum tentu semua penyedia jasa sewa komputer (baca: warnet atau tukang print) menyediakan software Powet Point pada komputernya. Kan ga lucu kalo file presentasi Anda tidak bisa dibuka di komputer mereka?
Selain itu, format PDF dikenal dengan membakukan semua pengaturan, font, dan tampilan dari sebuah file. Sehingga, meskipun Anda mencetak file PDF di komputer lain, tampilannya akan tetap sama dengan tampilan yang ada di komputer Anda.
Berikut ini adalah cara untuk mencetak slide power point ke dalam format PDF:
- Pilih File > Export
- Klik Create PDF/XPS Document
- Pilih Create PDF/XPS.
- Selanjutnya, Anda bisa memilih format tampilan dari versi cetak slide Power Point Anda (Handout, Note Pages, atau Full Page Slides)
- Pada pop-up menu, klik pada Options untuk membuka pengaturan lainnya.
- Pada jendela berikutnya, beri nama file PDF yang akan diekspor dari file slide Power Point.
Sekian artikel kami kali ini mengenai cara print Power Point. Semoga artikel ini dapat membantu Anda untuk menyukseskan presentasi yang hendak Anda lakukan.
